Frankenslag 137, 2582 HH Den Haag
+31 (0) 70 392 22 09
info@duthler.nl

Hoe krijg ik overzicht van verwerkingen?

Breng uw gegevensverwerkingen in kaart. Documenteer welke persoonsgegevens u verwerkt en met welk doel u dit doet, waar deze gegevens vandaan komen en met wie u ze deelt. Onder de Avg heeft u een documentatieplicht, wat inhoudt dat u moet kunnen aantonen dat uw organisatie in overeenstemming met de Avg handelt. U kunt het register ook nodig hebben als betrokkenen hun privacyrechten uitoefenen. Als zij u vragen hun gegevens te corrigeren of verwijderen, moet u dit doorgeven aan de organisaties waarmee u hun gegevens heeft gedeeld.

Autoriteit Persoonsgegevens, AVG 10 stappenplan

Verwerkingsverantwoordelijken moeten op ieder moment kunnen aantonen dat zij voldoen aan de verplichtingen uit de Avg. Dit wordt de ‘verantwoordingsplicht’genoemd. Het op orde hebben van het register van verwerkingen, is een eerste stap daartoe en noodzakelijke voorwaarde.  

Wijze van documenteren

Het documenteren van de verwerkingen kan op de volgende wijze plaatsvinden:  

  • Inventariseer welke verwerkingen uw organisatie verricht, vergeet hierbij uw personeelsgegevens niet;
  • Gaat u een verwerkingsregister opstellen, zorg ervoor dat het register voldoet aan de eisen die de Avg hieraan stelt. In het registeren moet o.a. worden vermeld voor welke doeleinden de organisatie persoonsgegevens verwerkt. Ook welke betrokkene er zijn en welke persoonsgegevens. Maar ook welke bewaartermijnen worden gehanteerd;
  • Zorg voor een procedure om het register up-to-date te houden en vergeet niet een time-stamp te gebruiken. Dit is nodig om te kunnen zien op welke datum wijzigingen zijn doorgevoerd;
  • Stel controlemomenten vast om te beoordelen of de verwerkingen die uw organisatie uitvoert nog kloppen met het register;
  • Zorg dat u beschikt over onderbouwde documentatie om bovenstaande stappen te kunnen doen. Maak hiervoor afspraken met interne afdelingen zoals HR, IT en Inkoop.

Meer weten?

Wilt u meer weten of heeft u advies nodig? Neem dan contact met ons op en wij maken graag een afspraak met u.