Den Haag | Eindhoven | Zwolle
+31 (0) 70 392 22 09
info@duthler.nl

Aanpak optimaliseren van de juridische functie

Operationaliseren juridische functie

Met de inzet van IT-services, actuele juridische (contract)modellen én professionele dienstverlening kunnen we uw juridische functie optimaliseren. Het gaat erom dat uw bedrijfsjuridische functie :

  • Beter, sneller en goedkoper wordt. Meer effectief en kostenefficiënt;
  • Risico’s betrouwbaar en op een continue basis inzichtelijk maakt en voor u beheersbaar;
  • Het nakomen van verplichtingen beter inzichtelijk en makkelijker maakt;
  • Het uitoefenen van rechten beter kan ondersteunen; en
  • Managementinformatie over de productiviteit van de juridische functie genereert.

Probleemstelling en oplossing

Een haperende juridische functie leidt tot verstoringen in de primaire processen. Er ontstaan onnodig aansprakelijkheids- en kostenrisico’s. Als er geen goede afstemming is kunnen er afspraken gemaakt zijn die gebrekkig of niet door operationele systemen worden opgevangen.

De aanpak voor het optimaliseren van de juridische functie baseert Duthler Associates op de levenscycli van overeenkomsten. Niet alle typen overeenkomsten hebben dezelfde levenscyclus. Daarbij komt dat de rechtsgevolgen van type overeenkomsten operationeel verschillend kunnen uitpakken. Een arbeidsovereenkomst heeft andere gevolgen voor een organisatie dan een inkoopovereenkomst.

Bij het ontwerpen en onderhouden van contracttypen gaan de advocaten van First Lawyers en onze juristen uit van cycli (ontwerp & beheer contracttypen; bedrijfsspecifiek maken van contracttypen; executeren en managen & beheer).

Wij kunnen een segment beschouwen als een verzameling bedrijven met gelijksoortige bedrijfsactiviteiten. Wij zorgen dat een contractenportfolio aansluit op een segment. Naarmate meer organisaties uit een segment gebruik maken van smart contracting neemt de volkomenheid en de kwaliteit van de contractenportfolio toe.

Plan van aanpak

Samen met de medewerkers van de organisatie bepalen wij in een verkenning de “IST” situatie van de juridische functie. Vervolgens werken wij de “IST”-situatie uit in een “SOLL”-situatie. Hierbij passen wij IT-services, juridische modellen en professionele dienstverlening toe. In een businesscase (resultaten van het vergelijken van de “IST”- en “SOLL”-situatie) rechtvaardigen wij de investeringen en de operationele kosten voor een meer effectieve en kostenefficiënte juridische functie. In een plan van aanpak geven wij aan waarin geïnvesteerd zou moeten worden en maken een inschatting van de operationele kosten.

Het plan van aanpak bestaat uit drie stappen. Aan het eind van elke stap worden de resultaten aan de leiding gepresenteerd die al dan niet tot een volgde stap kan besluiten. Wij stellen de volgende stappen voor:

  1. Risico-inschatting juridische functie;
  2. Implementatie smart contracting; en
  3. Executeren en contractmanagement.

De eerste twee stappen hebben betrekking op voorbereidingen en kunnen wij zien als een investering. In de laatste stap wordt de juridische functie functioneel.

A. Risico-inschatting juridische functie

Veelal is de juridische functie van een organisatie versnipperd over afdelingen of rollen. Om overzicht en inzicht te krijgen in de “IST”-situatie voeren wij samen met betrokken medewerkers een risico-inschatting uit.

Dit houdt in:

  • In kaart brengen van de status van de bestaande contractenhuishouding;
  • Eventueel achterstallig onderhoud in kaart brengen;
  • Adviseren over de te nemen maatregelen (het vervangen van contracten, het ontbinden van overeenkomsten dan wel het oversluiten van gemaakte afspraken, checken tekeningsbevoegde (KvK), kansen en risico’s, kenmerken);
  • De benodigde contractenportfolio in kaart te brengen;
  • De bestaande (versnippering) van interne juridische functies inventariseren;
  • Adviseren over de meeste effectieve wijze om de juridische functie in te regelen; en
  • Een voorstel tot optimalisatie van de juridische functie.

Resultaat: “IST”-situatie juridische functie, geactualiseerde contractenportfolio, en een inschatting van de kosten van de bestaande juridische functie.

B. Implementeren smart contracting

Op basis van de resultaten uit de risico-inschatting, de businesscase én het besluit van de leiding de volgende stap te zetten wordt smart contracting geïmplementeerd.

Dit houdt in:

  • Bedrijfsspecifiek maken van de contractenportfolio voor de organisatie;
  • Bestaande contracten, bedrijven en vertegenwoordigers migreren naar smart contracting;
  • Inbedding van smart contracting in de organisatie. Hierbij worden de rollen benoemd, aan de rollen worden contractpaden gekoppeld waarbij bevoegdheden en verantwoordelijkheden eenduidig worden gemaakt en medewerkers  aan rollen worden gekoppeld;
  • Medewerkers inhoudelijk en praktisch trainen voor de juridische functie;
  • Voorstel tot verdere professionalisering, het executeren en inbedding in de organisatie.

Resultaat: “SOLL”-situatie juridische functie. Er is een voorstel gemaakt met de verdeling van taken over medewerkers en de professionele dienstverlening. De organisatie kan de geoptimaliseerde juridische functie inzetten.

C. Executeren en contractmanagement

Op basis van de resultaten uit de implementatie, de eventueel aangepaste businesscase én het besluit van de leiding de stap naar executeren en contractmanagement te zetten wordt de “SOLL”-situatie juridische functie operationeel.

Dit houdt in:

  • Het management van de juridische functie stelt een jaarplan op. Daarin wordt een lijst met activiteiten benoemd, gepland en gebudgetteerd. Projectmatig zal er een aantal onderwerpen worden uitgevoerd. Procesmatig wordt de juridische functie bemenst.
  • De juridische professional en de medewerkers maken voor het procesmatig deel van de juridische functie een verdeling van contracttypen. Alle contracten van de organisatie worden ondersteund met smart contracting. Een groot deel van de overeenkomsten kan geëxecuteerd worden door medewerkers, maar er zijn ook overeenkomsten waar een juridische professional voor nodig is (denk aan complexe onderhandelingsovereenkomsten). Deze verdeling wordt in smart contracting ingeregeld en de juridische professional wordt aangesteld het management van de juridische functie en bijzondere overeenkomsten uit te voeren.
  • Het onderhouden en monitoren van de juridische functie en het bevoegdhedenregister Hiermee ontstaat er overzicht en inzicht in de verplichtingen en rechten van de organisatie.
  • De juridische professional stelt maandelijks managementrapportages op voor de leiding. De performance van contracten, de kansen en risico’s, de compliance worden zo inzichtelijk gemaakt. Voor het verder optimaliseren van de interne juridische functie vindt er regelmatig een terugkoppeling en advisering naar interne medewerkers plaats.
  • Onderhoud en beheer. Dit bestaat uit het doorvoeren van noodzakelijke wijzigingen, zoals wetswijzigingen, veranderingen bij contractspartijen, de regie houden over de lopende contracten, het contracteren, het begeleiden van onderhandelingen, het juridisch adviseren en uitvoeren van legal checks op contracten.

Resultaat: De geoptimaliseerde juridische functie maakt deel uit van de bedrijfsvoering. Decentrale activiteiten zijn gebundeld.

Hoe kan ik mijn juridische functie optimaliseren?

Wij zijn graag bereid vrijblijvend een gesprek aan te gaan. Wij informeren en beantwoorden kosteloos vragen. Wij verzamelen informatie voor het samenstellen van een verkennend onderzoek naar de “IST”-situatie van de juridische functie. En laten u graag smart contracting zien. Wij stemmen onze bevindingen met u af. Vervolgens stellen wij de businesscase op en leggen een plan van aanpak aan u voor.

Wij hebben er vertrouwen in dat als de businesscase gunstig voor u uitpakt u vervolgstappen zet die leiden tot een geoptimaliseerde juridische functie.