In navolging van landen als Amerika komen wij nu ook in Nederland steeds vaker ‘legal operations managers’ tegen. Dit zijn voor de goede orde geen medewerkers die nuttig juridisch administratief werk verrichten zoals ‘corporate housekeeping’ en contractmanagement. Legal operations managers hebben een strategische functie en rapporteren rechtstreeks aan de ‘general counsel’. Het doel van legal operations is het efficiënter en innovatiever maken van de juridische afdeling.
Maar, wat is het fundament voor legal operations om daadwerkelijk efficiënt en innovatief de juridische functie te organiseren? Gelukkig bestaan er reeds toepasbare modellen om dit te realiseren. In deze blog zoomen wij in op het ‘Corporate Legal Operations Consortium’ (CLOC)-model, hét strategisch fundament van legal operations.
Wat is CLOC?
Een adequaat gestuurde legal operations draagt bij aan het realiseren van bedrijfsdoelstellingen. Succesvolle bedrijven houden bij het ontwikkelen van hun producten en diensten, alsmede bij het organiseren van de bedrijfsvoering en logistiek, rekening met juridische randvoorwaarden.
Het Corporate Legal Operations Consortium (CLOC) onderkent voor een succesvolle legal operations twaalf basis-competenties die van invloed zijn op een effectieve en kostenefficiënte bedrijfsvoering.
De competenties zijn onderverdeeld in de niveaus: randvoorwaardelijk (Foundational level), vooruitstrevend en vernieuwend (Advanced level) en volwassenheid (Maturity level). Wij lichten deze niveaus hieronder toe.
Foundational level
De competenties van het foundational level zijn randvoorwaardelijk voor een effectieve legal operations en faciliteren een effectieve bedrijfsvoering. Binnen dit niveau onderscheiden we vijf competenties.
1. Strategische planning en 2. Financieel management
De leiding van een bedrijf verwacht daadkracht van legal operations, binnen de grenzen van vrijgemaakte budgetten. De daadkracht wordt stap voor stap opgebouwd door het formuleren van duidelijke verwachtingen, het maken van afspraken over resultaten van de inzet van een juridisch team plus ondersteuning, managementinformatie met overzicht en inzicht in de bijdrage aan de effectiviteit van de bedrijfsvoering, en uren & kosten per proces, per bedrijfsonderdeel (afdeling) en voor legal operations als geheel.
De strategische planning van legal operations maakt onderdeel uit van de brede strategie van de onderneming en taakstellingen per bedrijfsonderdeel (bijvoorbeeld; verkopen, inkopen, productie & management, intellectueel eigendom (IE), inzetten medewerkers, privacybescherming & inzet Informatie Technologie (IT) en financieel).
Legal operations bevindt zich op een intern en extern knooppunt in de organisatie. Intern onderhouden de juristen contacten met de verschillende bedrijfsonderdelen. Extern werken zij samen met partners die de noodzakelijke capaciteit en specialismen voor het bedrijf aanvullen. Er is een aanpak voor het selecteren, afroepen en evalueren van werkzaamheden van partners. De uren- en kostenverantwoording van partners moet aansluiten op de systematiek van financieel management van legal operations.
De strategische planning en het financieel management zijn op de korte termijn gericht op het vervullen van de verwachte juridische daadkracht binnen de budgettaire randvoorwaarden. Op de lange termijn is deze gericht op het stap voor stap de bedrijfsvoering beter in staat stellen hun doelen op een effectieve en kostenefficiënte wijze te realiseren.
3. Leveranciersmanagement
Op basis van de strategische uitgangspunten formuleert legal operations het leveranciersmanagement. Het management maakt keuzes voor welke processen van bedrijfsonderdelen interne, danwel externe juridische professionals worden ingezet. Tevens wordt per proces aangegeven wat de wijze van handelen is als interne juridische capaciteit wegvalt.
Het moet duidelijk zijn op basis van welke criteria en voorwaarden interne en externe professionals worden geselecteerd, gekozen en hun functioneren wordt geëvalueerd. Het expliciet formuleren van criteria en voorwaarden geeft de meeste zekerheid afspraken te maken in overeenstemming met de verwachtingen van het bedrijf.
Het leveranciersmanagement is niet alleen van toepassing op legal operations. Het kan eenvoudig worden uitgebreid naar elk bedrijfsonderdeel.
4. Effectief samenwerken
De juridische professionals zijn goed opgeleid en begrijpen de problematiek van de bedrijfsonderdelen. Het is vervolgens belangrijk dat de professionals de medewerkers in de bedrijfsonderdelen kunnen vinden, juridische vragen in ontvangst nemen, afspraken over beoogde uitkomsten maken, verwachtingen nakomen en binnen de afgesproken kosten en doorlooptijd blijven.
Het bedienen van medewerkers van bedrijfsonderdelen met de juiste bevoegdheden vraagt om een administratie inbedding van legal operations in de organisatie van het bedrijf. De administratieve inbedding en ondersteunende IT moet samenwerken gemakkelijk en prettig maken.
5. Bedrijfsmatig werken
Dit is gestoeld op een adequate administratieve inbedding en ondersteunende IT. Het biedt juridische professionals én medewerkers van bedrijfsonderdelen een omgeving waarin optimaal kan worden gefunctioneerd. Het biedt de leiding, en het management van legal operations én bedrijfsonderdelen overzicht en inzicht in het aangaan en vervullen van verplichtingen, en kosten (in uren en geld) van interne en externe professionals.
De effectiviteit van het bedrijfsmatig werken wordt bepaald door:
- Toegang tot betrouwbare persoons- en bedrijfsgegevens van de organisatie zelf en van relaties waarmee wordt samengewerkt. Met de vergaande privacyregels is dit gemakkelijker gezegd dan gedaan. Bedrijven delen onder regie betrouwbare gegevens met hun relaties en relaties doen dat ook met bedrijven. Daar is bijgekomen dat personen onder regie hun gegevens met bedrijven delen;
- Zekerheid over de authenticiteit van de identiteit van personen en bedrijven. Voor de persoonsgegevens en de gepersonaliseerde bedrijfsgegevens gaat het om de elektronische handtekening en inzicht in bevoegdheden die door bedrijven zijn gegeven;
- Beschikken over actuele bedrijfsspecifieke contractportfolio’s met contractmodellen;
- Effectieve juridische processen voor medewerkers van alle bedrijfsonderdelen, voor relaties en het organiseren van professionele ondersteuning gericht op voorbereiden, contracteren en compliance; en
- Het beschikbaar hebben van management- en verantwoordingsinformatie van elk juridisch proces, desgewenst, voor de leiding, het management en de medewerker zelf.
De combinatie van Effectief samenwerken en Bedrijfsmatig werken legt het fundament voor een effectieve en kostenefficiënte legal operations. Hiermee wordt primair voldaan aan de verwachtingen van de leiding van het bedrijf: effectieve en kostenefficiënte bedrijfsvoering.
Het verder opbouwen van de andere basiscompetenties professionaliseert legal operations.
Advanced level
De competenties die horen bij het advanced level zijn vernieuwend en faciliteren een effectieve en kostenefficiënte bedrijfsjuridische functie en bedrijfsvoering.
6. Zeggen wat je doet en doen wat je zegt
Of te wel, proactief communiceren en je houden aan toezeggingen. Vanuit de bedrijfsvoering de juridische vraagstelling doorgronden, de juiste professionals betrekken en de juiste services inzetten. Om aan deze competentie te voldoen is een goede voorbereiding en training van de professionals nodig.
Afhankelijk van de scope van de dienstverlening zal proactief de juridische compliance worden ingeregeld en worden uitgevoerd. Er is sprake van contract life cycles en onderkennen dat contractafspraken onder invloed staan van nieuwe wetgeving en jurisprudentie. Dit betekent dat binnen de looptijd van contracten aanpassingen nodig kunnen zijn die met relaties moeten worden overeengekomen.
7. Organiseren van de juridische functie en management van support
Legal operations wordt veelal op het niveau van de holding georganiseerd. Legal operations onderhoudt het overzicht & inzicht in de corporate family (holding en haar deelnemingen en samenwerkingsverbanden), onderhoudt de portfolio’s die aansluiten op elke bedrijfsactiviteit, verzorgt de back- en frontoffice, zorgt voor de bemensing van het team en communiceert relevante informatie intern en extern.
De vormgegeven legal operations wordt geïmplementeerd en onderhouden met kennisopbouw & opdoen van ervaringen in het team, informatie over relevante ontwikkelingen, servicedesk, trainingen, persoonlijke support, faciliteren van relaties, feedback leveren op uitgevoerde projecten en verantwoording afleggen over de productiviteit (wederzijds accountable zijn) én inzet van middelen in kosten en tijd.
8. Communicatie
Elk bedrijf kan zelf zijn legal operations organiseren. De opzet kan ook zijn dat bedrijven gezamenlijk legal operations in standhouden. Naarmate de functie effectiever wordt georganiseerd zouden wij kunnen zeggen dat er sprake is van een juridisch ecosysteem. De activiteitgedreven contractportfolio’s bieden de mogelijkheid gericht voor de deelnemers aan het ecosysteem thema’s te behandelen over vraagstukken op het gebied van bijvoorbeeld de arbeidsmarkt, inkoopprocessen gericht op informatiediensten of “good privacy practice”.
Er zouden juridische ecosystemen kunnen ontstaan voor personen, bedrijfsactiviteiten op bescheiden schaal die gelijksoortig zijn georganiseerd en middelgrote/grote organisaties.
9. Data analytics
Een juridisch ecosysteem maakt gebruik van gegevens- en processtandaarden. Als deelname aan een juridisch ecosysteem steeds verder groeit ligt het voor de hand dat onder regie data analytics wordt toegepast. Hiermee wordt de effectieve opzet van de juridische functie verder kostenefficiënt gemaakt.
Mature level
De competenties op dit niveau vergroten de professionele volwassenheid van legal operations. De aandacht gaat vooral uit naar het optimaal faciliteren van de bedrijfsvoering.
10. Ondersteuning bij rechtszaken en Intellectueel Eigendom (IE) Management
De volwassenheid van de juridische functie stijgt verder met het organiseren van de weerbaarheid van het bedrijf. Legal operations zorgt ervoor dat de dossiers met daarin de vastgestelde identiteit en authenticiteit van partijen, vertegenwoordigers, de precontractuele fase, getekende overeenkomsten en informatie over compliant zijn met verplichtingen systematisch is vastgelegd en op orde is. Waar nodig is de informatie gewaarmerkt door en gedeponeerd bij een onafhankelijke partij.
Naarmate de weerbaarheid van een bedrijf stijgt nemen juridische procedures en daarmee samenhangende inspanningen en kosten af. Het uitwinnen van rechten wordt gemakkelijker en het debiteurenrisico neemt af. En als het dan toch nodig is een rechtszaak te voeren beschikt het bedrijf over adequaat bewijs, een goed getraind team en een advocaat die de belangen van het bedrijf optimaal kan verdedigen.
Het beschermen van bedrijfs- en persoonsgegevens heeft de volle aandacht van de leiding van het bedrijf. Vanuit het perspectief van de personen gaat het om het beschermen van hun gegevens en hen in staat te stellen regie over hun gegevens uit te laten oefenen. Vanuit het perspectief van het bedrijf gaat het om het beschermen van bedrijfsbelangen. Passende maatregelen beginnen bij het management van intellectuele eigendommen, bedrijfsgeheimen en andere bedrijfsgevoelige informatie met medewerkers, klanten, leveranciers en partners. Er kunnen aanpassingen nodig zijn in de contracttypen uit de contractportfolio’s. Het is ook mogelijk dat er separate contracttypes in het portfolio worden opgenomen. Bij het uitoefenen van deze rechten is het essentieel te beschikken over een actueel dossier.
11. Kennismanagement
Het team is bepalend voor de effectiviteit van legal operations. Toegang tot kennis en aantoonbare kennisopbouw en delen van ervaringen vormen een permanent aandachtspunt bij de evaluatie van prestaties en functioneringsgesprekken.
Toegang tot wetgeving, bedrijfspolicies en het actueel houden van de bedrijfsactiviteitgedreven portfolio’s zijn voorbeelden van “hard” kennismanagement. Algemene kennisopbouw door het lezen van samenvattingen en bijwonen van bijeenkomsten zijn voorbeelden van “zacht” kennismanagement.
Het kennismanagement vormt hét instrument het team van legal operations te ontwikkelen in de beoogde richting.
12. Informatie-governance en recordmanagement
Een effectieve en kostenefficiënte legal operations is ingebed in organisaties met vele entiteiten en vele bedrijfsonderdelen (afdelingen). Hieronder zijn twee entiteiten weergegeven die met behulp van een portfolio afspraken maken.[1]
Legal operations verzorgt het overzicht en inzicht voor de leiding en het management van de organisatie. De vertegenwoordigers van bedrijfsonderdelen (afdelingen) met de juiste bevoegdheden hebben overzicht van en inzicht in de overeenkomsten en de totstandkoming daarvan (precontractuele fase). Onder verantwoordelijkheid van de afdeling wordt voorzien in een overzicht van en inzicht in de aangegane verplichtingen en worden de rechten uitgeoefend. De uitkomsten van deze werkzaamheden worden vastgelegd en vormen de basis voor compliancewerkzaamheden. Het recordmanagement heeft betrekking op de gehele life cycle van aangegane overeenkomsten.
Vanuit het perspectief van effectief en kostenefficiënt informatiemanagement, governance en compliance is interoperabiliteit op het vlak van gegevensdefinities, kwaliteit van informatie én maken van afspraken tussen de bedrijfsonderdelen van een organisatie en in de samenwerking tussen entiteiten noodzakelijk. Wettelijk is dat in de relatie tussen bedrijven en personen afgedwongen. Met een professionele en datagedreven IT kan de interoperabiliteit worden gerealiseerd.
Tenslotte
De bovenstaande uitwerking van basiscompetenties van legal operations kunnen wij beschouwen als ontwikkeling van legal operations. Een datagedreven benadering maakt de weg vrij naar contract life cycles: voorbereiden, sluiten, beheren van de afspraken, revisie en opnieuw sluiten van overeenkomsten.
Voor de leiding van een bedrijf is het evident dat een effectieve legal operations leidt tot een effectieve bedrijfsvoering. De leiding kan op verschillende manieren legal operations operationaliseren. Stap voor stap kunnen de niveaus van CLOC worden uitgebreid. Hierbij is de vraag relevant: “gaan wij het zelf opbouwen of kopen wij het in de markt?”
Meer informatie
Heeft u vragen of heeft u behoefte aan een afspraak? Neem gerust contact met ons op via +31 0 (70) 392 22 09 of info@duthler.nl.
[1] Overeenkomsten worden ook tussen bedrijven en personen gemaakt.
