Contractmanagement en compliance

Nakomen van afspraken

Uw bedrijf maakt contractuele afspraken met partners (klanten, medewerkers en leveranciers) waaraan u rechten kunt ontlenen en waardoor u verplichtingen heeft.

De bedrijfsleiding wenst overzicht en inzicht in:

  • de rechten en hoeveel van de rechten is benut; en
  • de verplichtingen en wat nog moet worden nagekomen.

De bedrijfsleiding is verantwoordelijk voor het organiseren van compliance met contractuele verplichtingen. Wij kunnen deze verantwoordelijkheid ook zien als het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen en de beheersing van kosten- en aansprakelijkheidsrisico’s.

Voor het gewenste overzicht en inzicht in de contractuele posities van een bedrijf is een systematische vastlegging van aangegane rechten en plichten nodig. Bij het organiseren van de bedrijfsjuridische functie staat dit vraagstuk centraal. Als een bedrijf een bedrijfsjuridische functie organiseert dan is er zekerheid over de contractafspraken, identiteiten en betrouwbaarheid van partners en de taken en verantwoordelijkheden van afdelingsteams voor managen van de gemaakte afspraken.

De compliance ziet er op toe dat de gemaakte afspraken effectief worden gemanaged waardoor de bedrijfsdoelstellingen worden gehaald en de kosten- en aansprakelijkheidsrisico’s worden beperkt en beheersbaar gemaakt.

De bedrijfscompliance functie functioneert gebrekkig of zelfs geheel niet als er geen sprake is van het niet systematisch vastleggen en managen van contractafspraken (de rechten en de plichten van het bedrijf).

De bedrijfscompliance functie zal, in overleg met de bedrijfsjuridische functie en afdelingsmanagement, het contractmanagement organiseren met een toegesneden compliance-aanpak en interne controlemaatregelen. MYOBI heeft met ons een dergelijke aanpak gevolgd voor compliance met de TTP-policy, in het bijzonder de TTP Gedragscode AVG.

Hoe kunnen wij u helpen?

Neem gerust contact met ons op om uw vraag of behoefte te bespreken.

Factsheet contractmanagement en compliance

Download hier de factsheet over contractmanagement en compliance.

Organisatiedoelstellingen zijn gericht op het optimaliseren van bedrijfsactiviteiten, het verhogen van de omzet of het realiseren van kostenbesparingen. Monitoring van contractuele relaties met partners is daarbij een essentieel onderdeel. Wij maken een aantal opmerkingen bij contracten die voor bedrijfsactiviteiten gebruik worden:

  • Verkopen: Er worden meer producten en diensten geleverd dan waarvoor vergoedingen worden betaald;
  • Personeelsmanagement: De aansprakelijkheids- en kostenrisico’s nemen toe als medewerkers ziek worden en in hun posities niet goed meer functioneren. Het is voor de organisaties essentieel dat de afgesproken processen en procedures bij functioneren en ziekte worden gevolgd; en
  • Inkopen: het aanschaffen van producten en diensten geeft rechten die de leveranciers belooft effectief te vervullen en legt (betalings)verplichtingen bij het bedrijf neer. Het is essentieel dat er sprake is van periodieke monitoring van het gebruik maken van de rechten en vervullen van de verplichtingen.

Kort en goed observeren wij dat bedrijven inkomsten mislopen of betalen voor producten en diensten die niet gebruikt of geleverd worden.

Het doel van contractmanagement is eenvoudig te begrijpen maar het organiseren kan veel inspanningen vergen. Deze tegenstelling ontstaat door het niet duidelijk zijn van wie verantwoordelijk is voor het managen van het contractafspraken. De eerste stap is, in samenwerking met medewerkers van de bedrijfsjuridische functie en management, een bewustwordings- en kennisprogramma samenstellen met als doel stap voor stap medewerkers en management informeren over de toegevoegde waarde van contractmanagement voor het aansturen van hun bedrijfsactiviteiten.

Als de medewerkers bereid zijn het contractmanagement toe te passen kunnen de volgen stappen worden gezet.

De bedrijfsleiding wenst de partners te kennen waarmee contractafspraken zijn gemaakt. Een goede aanzet zijn de debiteuren van wie geld is ontvangen en de medewerkers en crediteuren aan wie geld is betaald in het afgelopen jaar.

Vervolgens:

  • Het inventariseren wij in samenwerking met de afdelingsteams de contractafspraken. Deze activiteiten ondersteunen het bedrijf actief met een informatie ecosysteem op het MYOBI Vertrouwensnetwerk en de toepassing smart contracting;
  • Het beoordelen van de verzameling van contractafspraken kan aanleiding zijn voor het samenstellen van een bedrijfsspecifieke contractbibliotheek; wij zouden een dergelijke portfolio kunnen zien als een baseline. De afgesloten overeenkomsten kunnen verouderd zijn en niet meer voldoen aan de wet, de overeenkomsten kunnen voor het bedrijf verlieslatend zijn of ongewilde aansprakelijkheidsrisico’s bevatten. Wij formuleren een advies over de status van de contractafspraken;
  • Desgewenst opvolgen van het advies over de status van de contractafspraken en verwerken in de contractadministratie. Met de nodige partners zullen gesprekken nodig zijn om de gemaakte overeenkomsten over te sluiten of de contractuele relatie te staken.
    Van de partners die in de contractadministratie zijn opgenomen zijn de rechten en de verplichtingen expliciet en beheersbaar gemaakt;
  • Afspraken maken over de draaiboeken contracteren en contractmanagement. Dit is een activiteit die vanuit de bedrijfsjuridische functie ingevuld kan worden. Naast contracttypen is het noodzakelijk dat speciaal opgeleide medewerker de draaiboeken voor het maken en beheren van contractafspraken kennen en kunnen uitvoeren;
  • Beleggen van contractmanagement bij de afdelingsteams. Voor elk team gelden andere contracten en draaiboeken. Tot op een bepaald niveau kunnen medewerkers adequate afspraken met partners maken. Buiten hun competentie is het verstandig de hulp van een expert in te roepen. Het geheel van contracten en draaiboeken implementeren wij in de organisatie van de bedrijfsactiviteiten; en
  • Voorbereiden van interne controle protocol. Contractafspraken kunnen verstrekkende gevolgen hebben voor het bedrijf (bijvoorbeeld verkopen van dienstverlening of arbeidscontracten). Andere minder. Bij de periodieke monitoring houden wij in het interne controle protocol daarmee rekening.
    Voor elke organisatie, onafhankelijk van de bedrijfsomvang, loont het een bedrijfsjuridische en bedrijfscompliance functie in te richten en regelmatig interne controle op het contractmanagement uit te voeren.

Wat levert het uiteindelijk op?

Contractmanagement levert omzet en besparingen van operationele kosten op. Afhankelijk van de compliance periodiciteit varieert de toegevoegde waarde.

De toegevoegde waarde stijgt met minder tastbare beheersing van kosten- en aansprakelijkheidsrisico’s. Dat geldt ook voor het effectiever kunnen organiseren van bedrijfsactiviteiten.

Heeft u vragen of behoefte aan een afspraak?

Heeft u vragen over het organiseren, implementeren of uitbouwen van uw (bedrijfs) compliance functie? Onze service-eigenaar, Caroline Willemse of haar collega’s, bespreken graag uw specifieke casus.