Nulmeting op uw (bedrijfs)compliance functie

Inzicht krijgen in de knel- en verbeterpunten?

Een bedrijf organiseert haar bedrijfsactiviteiten effectief met bedrijfsprocessen (bijvoorbeeld verkoop-, personeelsmanagement- of inkoopprocessen) waarin beheersmaatregelen “by design” zijn opgenomen. De bedrijfsprocessen worden door een team van medewerkers aangestuurd en door IT-systemen ondersteund.

De nulmeting op de (bedrijfs)compliance functie inventariseert de knel- en verbeterpunten van het ontdekken, vastleggen, actie ondernemen en opvolgen van signalen van de werking van de interne beheersmaatregelen. Hiervan afgeleid ontstaat een beeld van de volwassenheid van de effectiviteit van de interne organisatie van de bedrijfsactiviteiten.

Veelal kennen de medewerkers de knel- en verbeterpunten of zien deze aandachtspunten aankomen als gevolg van veranderingen van de bedrijfsactiviteiten, het organiseren van bedrijfsactiviteiten met bedrijfsprocessen, de ondersteunende IT-systemen of wettelijke- contractuele of beleidsmatige veranderingen. Een onderschat knelpunt is het kennisniveau van de medewerkers die alle veranderingen moeten verwerken en op de juiste wijze moeten toepassen.

De knel- en verbeterpunten kunnen betrekking hebben op:

  • Het voor de bedrijfscompliance functie toereikend zijn van het overzicht en inzicht in de organisatie van de bedrijfsactiviteiten. Hebben de compliancemaatregelen voldoende impact op de organisatie en ervaart de bedrijfsleiding en het afdelingsmanagement de toegevoegde waarde van het proces van compliance bij het aansturen van de bedrijfsactiviteiten?
  • Is het kennisniveau bij de interne en externe medewerkers voldoende om de bedrijfsprocessen effectief aan te sturen?
  • Worden de bedrijfsactiviteiten in voldoende mate door samenhangende processen georganiseerd en zijn er effectieve beheersmaatregelen in de processen opgenomen?
  • Bieden de IT-systemen voldoende mogelijkheden de bedrijfsprocessen én de beheersmaatregelen effectief te ondersteunen?

Hoe kunnen wij u helpen?

Neem gerust contact met ons op om uw vraag of behoefte te bespreken.

Factsheet nulmeting (bedrijfs) compliance functie

Download hier de factsheet over de nulmeting op uw (bedrijfs)compliance functie.

Het organiseren van effectieve bedrijfsactiviteiten met bedrijfsprocessen vormt een permanent aandachtspunt voor de bedrijfsleiding en het management. Het gaat over het aankopen en afstoten van bedrijfsactiviteiten en vervolgens integreren en ontvlechten van deze bedrijfsactiviteiten in de bedrijfsorganisatie.

Nieuwe relevante wetgeving kan een impact hebben op de bedrijfsorganisatie. Met name het door de wetgever bij het bedrijf neerleggen van de verantwoordingsplicht heeft gevolgen voor het organiseren van de bedrijfsactiviteiten met bedrijfsprocessen en met name de hierin opgenomen beheersmaatregelen.

De IT-systemen die bedrijfsprocessen inclusief de beheersmaatregelen ondersteunen, maken effectievere organisatie mogelijk en vragen daarom om veranderingen.

Een niet te onderschatten uitdaging is het op niveau krijgen en houden van het kennisniveau bij de medewerkers die de bedrijfsprocessen aansturen. Elke verandering vraagt van de interne en externe medewerkers een inspanning.

Uiteraard zijn veranderingen nodig om de concurrentiestrijd aan te kunnen en de continuïteit te borgen. Voor het managen van de veranderingen is inzicht nodig in de knel- en verbeterpunten.

De nulmeting heeft primair betrekking op het effectief functioneren van de bedrijfscompliance functie. Secundair heeft de nulmeting betrekking op het effectief georganiseerd (kunnen) zijn van bedrijfsactiviteiten. Wij maken voor met name het onderzoeken van bedrijfsactiviteiten duidelijke afspraken over de scope en reikwijdte.

De aanpak van de nulmeting bestaat op hoofdlijnen uit:

  • Contextanalyse van het bedrijf, verantwoordelijkheidsdomein en omgeving (groepen partners zoals klanten, medewerkers en leveranciers);
  • Overzicht en inzicht in de bedrijfsactiviteiten, relevante wetgeving en beleidskaders;
  • Afhankelijk van de scope en reikwijdte overzicht van en samenhang tussen bedrijfsprocessen, inclusief beheersmaatregelen, waarmee de bedrijfsactiviteiten zijn georganiseerd;
  • Een indruk van de governance en compliance structuur, de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden en de interne en externe verantwoordingslijnen;
  • De mate waarin IT-systemen de bedrijfsprocessen effectief ondersteunen en de mate waarin de medewerkers beschikken over voldoende kennis de bedrijfsprocessen effectief aan te sturen; en
  • Het beoordelen van de effectiviteit van de bedrijfscompliance functie.

In de aanpak kunnen wij ons richten op de effectiviteit van de bedrijfscompliance functie van een bedrijf of juist het accent leggen op de onderliggende organisatie van bedrijfsactiviteiten.

Het is ook mogelijk thematische accenten te leggen op onder andere:

  • Beoordelen van beleidsvorming, executie en verantwoording;
  • Inventariseren van stromen van bedrijfs- en persoonsgegevens en de toereikendheid van beheersmaatregelen. Desgewenst en in het verlengde hiervan het beoordelen van het adequaat beschermd zijn van bedrijfsgeheimen;
  • Globale risicobeoordeling van bedrijfs- en persoonsgegevens en de bescherming door maatregelen; of
  • Beoordelen van het door uw partners nakomen van contractuele verplichtingen en uitoefenen van uw rechten.

Het proces van het uitvoeren van een nulmeting is misschien wel belangrijker dan de rapportage. In overleg met de leiding of het management stellen wij de scope en reikwijdte van de nulmeting vast. Het beoordelen van de effectiviteit van de bedrijfscompliance functie vormt hierbij een vast aandachtspunt. Veelal zijn er medewerkers die de knel- en verbeterpunten kennen en graag bereid zijn de punten te bespreken. Het gaat er om deze punten in een breder perspectief te plaatsen, inhoudelijk te bespreken en onderdeel te maken van de argumenten om het organiseren van bedrijfsactiviteiten te veranderen.

De rapportage volstaat met een verslag van samenhangende bevindingen. Het beschrijft scenario’s van het optimaliseren van de bedrijfscompliance functie en of het organiseren van bedrijfsactiviteiten. Door het uitvoeren een scenario ontwikkelt de organisatie zich naar een hoger volwassenheidsniveau.

Het constructief doorlopen van het proces van de nulmeting creëert een gunstige context bij de medewerkers voor het implementeren van een scenario voor verbetering. Na het doorvoeren van de veranderingen in de organisatie van de bedrijfsactiviteiten nemen de medewerkers de regie van de bedrijfsprocessen over.

De bedrijfscompliance functie neemt de vernieuwde organisatie op in een onderhoudsstrategie. Concreet wil dit zeggen dat de opgenomen beheersmaatregelen periodiek aan een effectiviteitsonderzoek worden onderworpen. Op deze wijze wordt het bedrijf steeds sterker en brengt zichzelf naar een hoger volwassenheidsniveau.

Het kan gewenst zijn een nulmeting door ons uit te laten voeren. Voorwaarde is dat de projectleider de werkzaamheden in samenwerking met de sleutelmedewerkers, die verantwoordelijk zijn voor het aansturen van bedrijfsprocessen waarmee bedrijfsactiviteiten georganiseerd zijn, kan uitvoeren.

Voor het uitvoeren van een nulmeting zijn er vele aanleidingen. Veelal zijn het signalen van medewerkers over knel- en verbeterpunten en of onevenredige administratief organisatorische inspanningen en kosten om de bedrijfsactiviteiten te organiseren.

Door het uitvoeren van een nulmeting adresseert de bedrijfsleiding de signalen en kan een passende remedie worden getroffen.

Heeft u vragen of behoefte aan een afspraak?

Heeft u vragen over het organiseren, implementeren of uitbouwen van uw (bedrijfs)compliance functie? Onze service-eigenaar, Caroline Willemse of haar collega’s, bespreken graag uw specifieke casus.