Den Haag | Eindhoven | Zwolle
+31 (0) 70 392 22 09
info@duthler.nl

Managen van het verantwoordelijkheidsdomein

Verantwoordelijkheidsdomein

Een actueel verantwoordelijkheidsdomein geeft de leiding van een organisatie overzicht en inzicht in het aansprakelijkheidsgebied. Het verantwoordelijkheidsdomein stopt niet bij de entiteiten die onder de holding vallen of bij de organisatorische grenzen.

Het kan strekken tot de verwerkingen van persoonsgegevens die in opdracht van de verantwoordelijke organisatie uitbesteed zijn aan verwerkers en sub-verwerkers (bijvoorbeeld leveranciers van informatiediensten en hun onderaannemers). Er is sprake van keten- of netwerkaansprakelijkheid die wij ook vinden in het sociale en fiscale domein.

Ontwikkelingen in wetgeving en markt

Steeds meer wetgeving wordt voorzien van toezichtsarrangementen waarin de leiding van organisaties zich aan het maatschappelijk verkeer uitspreekt over de effectiviteit van getroffen maatregelen die gericht zijn op het voldoen aan de wet. Bovendien wordt de leiding geacht incidenten binnen een bepaalde tijd aan toezichthouders te melden.

De facto is er sprake van omdraaien van bewijslast. Het is niet de toezichthouder die moet bewijzen dat er niet in overeenstemming met de wet is gehandeld; de leiding van de organisatie moet bewijzen dat de maatregelen effectief zijn geweest waardoor in overeenstemming met de wet is gehandeld.

Als er een incident ontstaat en wordt gemeld aan de toezichthouder dan zijn de beheersmaatregelen kennelijk niet effectief geweest. Het niet melden van een incident bij de autoriteiten is niet verstandig. Als achteraf blijkt dat een incident gemeld had moeten worden dan is de leiding kennelijk niet in staat haar interne processen te beheersen. De verdediging naar de toezichthouder is zwak en het hangt van het gebruik van de beleidsvrijheid van de toezichthouder af of er al dan niet sancties worden opgelegd.

Arrangementen

Dergelijke arrangementen kennen wij in de fiscale wetgeving (horizontaal toezicht), internationaal (sanctiewetgeving) of beschermen van persoonsgegevens (gegevensbescherming).

Partijen spreken verplichtingen en rechten af. Een formele en getekende overeenkomst maakt de afspraken voor de partijen afdwingbaar. De overeenkomst moet op eenduidige wijze uitlegbaar zijn en de vertegenwoordigers moeten over de juiste bevoegdheden beschikken om partijen te binden.

Hoe zijn de entiteiten van een contractpartij opgebouwd en is de vertegenwoordiger wel tekeningsbevoegd? Dit zijn onderwerpen die horen bij het managen van het verantwoordelijkheidsdomein van de entiteiten en de operationele organisatieonderdelen.

De bedrijfsvoering heeft inzicht nodig in het verantwoordelijkheidsdomein

Het inrichten en managen van het verantwoordelijkheidsdomein van een organisatie wordt door verschillende argumenten bepaald:

  • Overzicht en inzicht in de verhoudingen tussen entiteiten en afspraken met verbonden partijen (leveranciers, klanten, samenwerkingsverbanden en dergelijke) zijn nodig voor een effectieve en kostenefficiënte bedrijfshuishouding;
  • Steeds meer toezichtsarrangementen vragen om bewijs van effectieve werking van beheersmaatregelen gericht op het voldoen aan de wet. Het managen van het domein is gericht op het verkrijgen van een volledig en actueel beeld; en
  • Het domein heeft ook betrekking op overzicht van de verplichtingen en rechten die voortvloeien uit het aangaan van overeenkomsten.  

Het kennen van het actueel verantwoordingsdomein nu en in het verleden is bepalend voor de weerbaarheid van de organisatie én het is bepalend voor het kunnen treffen van effectieve en kostenefficiënte beheersmaatregelen.

Legal Entity Management (LEM)

Wij hebben voor het managen van het verantwoordelijkheidsdomein het legal entity management (LEM) ontwikkeld. Op haar vertrouwde platform stelt MYOBI deze service voor bedrijven en instellingen beschikbaar. Wij onderhouden de specificaties en wij zijn graag bereid het LEM-management in opdracht uit te voeren.

Een indruk van de LEM-services:

  1. Authenticatie van de identiteit van personen en personen in hun personal data store (PDS) voorzien van een elektronische handtekening;
  2. Authenticatie van de identiteit van organisaties en de wettelijk vertegenwoordiger op basis van authentieke bronhouders zoals de Kamers van Koophandel;
  3. PDS koppelen aan de wettelijk vertegenwoordiger en delegeren van taken, zoals het executeren van contractprocessen, aan personen;
  4. Op basis van bedrijfs- en persoonsgegevens van authentieke bronhouders en MYOBI samenstellen van de corporate family (de entiteitenstructuur); en
  5. Op basis van bedrijfs- en persoonsgegevens van de organisatie zelf een corporate family uitbouwen naar de formele bedrijfsstructuur.

Met behulp van LEM creëert en behoudt de organisatie overzicht en inzicht in het verantwoordelijkheidsdomein.

Toepassingsgebieden

Het LEM heeft veel toepassingsgebieden. Uiteraard is LEM essentieel voor het goed functioneren van smart contracting en smart compliance, maar dient ook andere doeleinden.

Perspectief van de holding

Toepassingsgebied vanuit het perspectief van de holding:

  • Management van interne entiteiten, LEM
    Het beheren en onder regie delen met partners van bedrijfs- en persoonsgegevens van de holding, entiteiten, samenwerkingsverbanden en alle andere onderlinge verbindingen. In de entiteits- en organisatiestructuren zijn vertegenwoordigers met toegekende rollen aangewezen.
  • Risicoanalyse op de juridische functies van de entiteiten
    Uitgaande van de bedrijfsactiviteiten worden de entiteiten en organisatieonderdelen alsmede de vertegenwoordigingsbevoegden betrokken bij de inventarisatie van contractenportfolio’s. De portfolio’s worden beoordeeld op volledigheid en vakinhoudelijke relevantie. Vervolgens wordt beoordeeld in hoeverre de maatregelen van administratieve organisatie en interne controle toereikend zijn voor een effectieve juridische functie. Het is ook mogelijk dat een dergelijk onderzoek ingaat op de gevolgen van de juridische functie op de effectiviteit van de operationele processen.
  • Opruimen van overbodige entiteiten
    Als gevolg van fusie en overname of staken van activiteiten kunnen entiteiten overbodig worden. Met behulp van LEM worden overbodige entiteiten opgespoord. Op basis van een risicoanalyse gaan de professionals na wat de gevolgen zijn voor een ontmanteling. Op basis van de analyse wordt een businesscase voor het ontmantelen van entiteiten opgesteld.
  • Juridische rationalisatie
    Smart contracting is een vorm van juridische rationalisatie. Deze rationalisatie komt goed van pas in franchiseformules en internationale handel.

Perspectief van de entiteiten en onderdelen

Toepassingsgebied vanuit het perspectief van de groep van entiteiten en organisatieonderdelen:

  • Management van externe entiteiten, LEM
    LEM kan ingezet worden voor het inzichtelijk maken van de juridische structuur van partners (klanten, leveranciers en partners). Bestaan de entiteiten nog en welke wisselingen hebben plaatsgevonden bij de (wettelijk) vertegenwoordigers van de organisaties? Met behulp van LEM kunnen partners onder regie en met behulp van smart contracting afspraken maken over het proactief openstellen van bedrijfs- en persoonsgegevens. Het management van externe relaties kan worden opgezet en desgewenst worden uitgevoerd door onze professionals.
  • Inschatten van de juridische risico’s bij derde partijen
    Een organisatie wenst een relatie aan te gaan met een partner. Wetgeving of bedrijfsbeleid kan om een accreditatie van de partner vragen. Met behulp van LEM kan dit worden georganiseerd. Het startpunt van een dergelijk onderzoek is het bepalen van het verantwoordelijkheidsdomein van de partner. Het is evident dat als de partner meewerkt er effectiever en sneller gewerkt kan worden.
    Met deze service wordt zekerheid omtrent de betrouwbaarheid van de bedrijfs- en persoonsgegevens verkregen. Het is mogelijk vanuit het domein van de partner gerichte onderzoeken uit te voeren.
  • Due diligence bedrijven en instellingen
    Een specifiek onderzoek naar juridische risico’s bij derde partijen is gericht op fusie en overname. Soms wensen bedrijven overnamekandidaten te volgen op juridisch en financieel vlak. Op een gegeven moment zal de over te nemen partij wensen mee te werken aan het complementeren van het beeld.
    Naarmate er meer gebruik wordt gemaakt van deze dienstverlening wordt de service en de professionele dienstverlening meer volwassen. Organisaties die van deze dienstverlening gebruik willen maken verzoeken wij contact met ons op te nemen en in een gesprek de verwachtingen over en weer af te stemmen.

Organiseren van het verantwoordelijkheidsdomein

Het toepassingsgebied van LEM (de service en de professionele dienstverlening) is veel omvattend. Door bedrijfs- en persoonsgegevens van authentieke bronnen te gebruiken kan goed en snel een indruk worden verkregen van het verantwoordelijkheidsdomein van de entiteiten en organisatieonderdelen. Het onder regie van een organisatie mogen gebruiken van bedrijfs- en persoonsgegevens maakt het beeld volkomen. De uitkomsten van onderzoeken die door onze professionals worden uitgevoerd maakt het beeld compleet.