Een inkoopproces start met het formuleren van de eisen aan producten of diensten. Het betreffen veelal “user stories” waarin de uiteindelijke gebruikers aangeven waarom de producten en diensten nodig zijn, welke huidige problemen opgelost worden, hoe de medewerkers de producten en diensten wensen te gebruiken en welke eigenschappen noodzakelijk en gewenst zijn. De (impliciete) kennis van relevante medewerkers zijn nodig voor een gedragen “user story”. Op basis van de “user stories” formuleert het bedrijf systematisch de functionele en de kwalitatieve eisen (functional & non-functional requirements) aan de producten en diensten. Het is essentieel dat de “user stories” en de functionele en de kwalitatieve eisen expliciet de goedkeuring wegdragen van het afdelingsmanagement en de medewerkers die met de producten en diensten moeten werken, in het bijzonder die de bedrijfsprocessen aansturen.

Het adequaat formuleren van de “user stories” vormt de achilleshiel van inkopen. Vindt het inkoopproces in grote haast en onzorgvuldig plaats dan is de kans groot dat de doelstellingen van de inkopen niet behaald worden of ontstaan er juridische problemen. Beide contractpartners weten eigenlijk niet goed wat partijen van elkaar verwachten. Dergelijke signalen moet de inkopende partner ertoe bewegen de “user stories” helder te maken voor haar partners en betrokken medewerkers.

Vinden van passende producten en diensten

Als wij weten wat wij willen wil nog niet zeggen dat wij de juiste producten en diensten kunnen vinden. Tijdens het proces van het formuleren van de “user stories” zoeken de medewerkers mogelijke producten en diensten die aansluiten op de “user stories”. Zolang er geen sprake is van een “tunnelvisie” levert het zoekproces nieuwe inzichten en worden de “user stories” beter (Er ontstaan nieuwe inzichten als gevolg van voortschrijdend inzicht).
Het is waardevol dat iemand al vroeg in het specificatieproces zoekt naar producten en diensten waarmee bedrijfsactiviteiten effectief georganiseerd kunnen worden.

Afhankelijk van de aard en omvang van het producten en diensten, die aansluiten op de “user stories”, spreekt inkopen met het betrokken management en medewerkere het informatie- en selectieproces af. Een dergelijk proces zou het als volgt uit kunnen zien.

Van links naar rechts de “user story” en specificatie opstellen. Vergeet niet het benoemen van de waarde proposities en business case niet. Vervolgens het informatie- het inkoop- en selectieproces doorlopen. Vergeet niet met de leveranciers afspraken te maken over de spelregels van het selectieproces. Met de gekozen leverancier contracteren, de producten en diensten bij de interne organisatie neerleggen en het contractmanagementproces inrichten. Het is belangrijk dát een bedrijf een inkoop- en selectieproces hanteert en het management en de medewerkers begrijpen waarom het processtappen zijn gekozen.

Contracteren en contractmanagement

De bedrijfsleiding maakt met de leverancier afspraken over leveringen en betalingen van producten en diensten.

Als onderdeel van de bedrijfsjuridische en bedrijfscompliance functies kunnen wij uw bedrijfsactiviteit inkopen en effectief organiseren. Dit geldt ook voor de bedrijfsactiviteiten die gebruikmaken van de ingekochte producten en diensten. De aard en omvang van de inkopen bepalen de omvang van de waardepropositie en de relevatie van onze professionele dienstverlening.

Beleid en strategie

Op basis van een jaarplan leiden wij in samenwerking met het management de organisatie van de bedrijfsjuridische en compliance functie af. Wat zijn de doelen? Is er acceptatie bij management en medewerkers? Wie organiseert de inkopen en welke professionele ondersteuning is nodig. Door het beantwoorden van de vragen ontstaat een strategie, beoogde waarde proposities en businessplannen.

Contractbibliotheek

Een groot deel van de inkopen kunnen de medewerkers in de organisatie zelf uitvoeren. Wij denken aan de omzet-gerelateerde inkopen (inslag) en frequent herhalende inkopen. Sporadische inkopen kunnen om professionele ondersteuning vragen.

Een bedrijfsspecifieke contractbibliotheek inkopen met een set aan contract en draaiboeken geven met management en de medewerkers steun als zijn inkoopprocessen starten. Slechts als er professionele ondersteuning nodig is kunnen de Bedrijfscoördinatoren van inkoopprocessen de hulp van professionals inroepen. De ondersteuning kan bedrijfsmatig of van juridische aard zijn.
De bedrijfsleiding wenst een bedrijfsspecifieke contractbibliotheek die het bedrijf in samenwerking met Duthler Associates opstelt en onderhoudt.

Op afroep ondersteuning

Door gebruik te maken van het vertrouwensnetwerk en de applicatie smart contracting met een bedrijfsspecifieke contractbibliotheek ontstaat een effectief georganiseerde bedrijfsactiviteit inkopen. Met behulp van smart compliance richt het bedrijf het selecteren van leveranciers, formuleren van eisen aan functionaliteit en non-functionaliteit en contractmanagement effectief in.
Wij onderhouden een omvangrijke kennisbank, organiseren webinars en bieden bewustwordings- en trainingsprogramma’s. MYOBI zorgt voor een servicedesk.
Wij verwachten met al deze processen waarin beheersmaatregelen zijn opgenomen dat slechts sporadische gebruik gemaakt wordt van professionele ondersteuning op afroep. De waardering van deze professionele dienstverlening door gebruikers van smart contracting en smart compliance is hoog omdat het kunnen terugvallen van professionals veel comfort geeft.

Het betrekken van professionals kan:

• op afroep in inkoopprocessen;
• op tijdelijke basis als de interne capaciteit tekort schiet; en
• structureel voor bepaalde inkooptypen.