Verscheidenheid in bedrijfstypen binnen de overheid

Er bestaat een grote verscheidenheid aan overheidsinstellingen (op deze website vallen deze instellingen ook onder bedrijven). De zorg-, het onderwijs- de sociale sector kennen net als de gemeentelijke, de provinciale en de landelijk overheid hun eigen type informatie ecosystemen met een eigen cultuur, gewoonten en soms ook taalgebruik. In een zorgsector onderscheiden wij (academische) ziekenhuizen, zorginstellingen, artsenpraktijken, verloskundige praktijken, tandartsen, mondhygiënisten en anderen. De instellingen werken vooral regionaal intensief samen.

Instellingen gebruiken voor het effectief organiseren van hun bedrijfsjuridische functie generieke en specifieke contractbibliotheken. Generieke portfolio’s kunnen betrekking hebben op personeelsmanagement en aantrekken van ZZP’ers. Specifieke Europese en nationale wetgeving vormen de context voor specifieke portfolio’s. Wij kunnen met de instellingen in een bepaalde sector de specifieke portfolio’s ontwikkelen en opstellen.

Inhuren van medewerkers

De bedrijfsactiviteiten en het financieringsmodel van instellingen resulteren in het aantrekken van relatief veel medewerkers. Afhankelijk van het aanbod en de wens van de instelling kan een instelling een (potentiële) medewerker een arbeidsovereenkomst, een ZZP-overeenkomst, een vrijwilligersovereenkomst, een inhuurovereenkomst of een overeenkomst van opdracht aanbieden. Elke constructie voor het inhuren van een medewerker kent een eigen contractbibliotheek, proces van contracteren en contractmanagement.

Hoe kunnen wij u helpen?

Neem gerust contact met ons op om uw vraag of behoefte te bespreken.

Instellingen houden veelal voorzieningen voor het algemeen belang in stand. De financiering van de bedrijfsactiviteiten vindt veelal plaats met behulp van een verdelingsstelsel. Veel instellingen kennen een gebruikelijk proces van aankopen van producten en diensten. Bepaalde instellingen, wettelijk verplicht of veelal met enige bedrijfsomvang, passen Europese aanbestedingsregels toe.

De bedrijfsleiding houdt de voorziening met een bepaalde aanbodcapaciteit in stand. Als de vraag naar de voorziening het aanbod overstijgt dan stuurt de bedrijfsleiding – in eerste instantie – bij met het vergroten van de medewerkerscapaciteit. Dit kan leiden tot een bepaalde rationele omvang voordat er wachtlijsten of afsluiten van de voorziening plaatsvindt.

Het bedrijfsrisico bestaat eruit dat er een onderbezetting van de voorziening is die onopgemerkt blijft, wijzigingen (bij wet) in de voorzieningen doorgevoerd moeten worden en of de vraag de capaciteit van de voorziening overstijgt. Voor al deze situaties is doortastend en effectief handelen van de bedrijfsleiding nodig.

Voor het optimaliseren van de bedrijfsactiviteiten en adequaat snel reageren op veranderende omstandigheden is een effectief functionerende bedrijfsjuridische functie nodig voor:

  • Het beoordelen van het gebruik of uitputten van aangekochte rechten;
  • Het opbouwen, afbouwen en beoordelen van werknemerscapaciteiten; en
  • Het opbouwen van strategische leveranciers.

Samen met instellingen uit verschillende sectoren werken wij aan een passende bedrijfsjuridische functie. De samenwerking bestaat uit:

  • Optimaliseren van de contractbibliotheek met contract- en draaiboekitems. Hierbij maken wij gebruik van de suggesties en voorbeelden van de sectorvertegenwoordigers;
  • Kennisdelen met behulp van webinars en gerichte bewustwordings- en trainingsprogramma’s; en
  •  Voorstellen voor aanvullende functionaliteiten.

Goed georganiseerd

Een instelling kan uit omvangrijke bedrijfsactiviteiten en evenveel partners (burgers, patiënten, medewerkers en leveranciers) bestaan.

Bij het voorbereiden van het maken van afspraken en contractmanagement wenst de instelling de partners blijvend te kennen. Hiervoor onderhoudt de overheid DigiD, het authentiseren van de identiteit van personen op basis van de basisadministratie personen en eHerkenning voor bedrijven. Bij wet organiseert de overheid de gegevens van partners te kennen en te verwerken. Als een instelling gebruik wil maken van de bedrijfsgeheimen van een partner dan maken partijen desgewenst afspraken.

Een instelling maakt met veel externe partners veelal veel afspraken. Van elke burger, patiënt of belastingplichtige houdt de instelling een dossier bij. Er is een tendens dat de partner inzicht heeft in zijn of haar dossier per instelling (MijnOverheid, Persoonlijke Gezondheidsdossier (PGO), en andere initiatieven), maar de informatie is nog niet volledig; laat staan dat de partner een integraal beeld van de bemoeienis van de overheid kan maken. Op met name de persoonsgegevens van een burger, patiënt, scholier en ander partners rusten de actieve en passieve informatierechten van een persoon. Het door burgers uitoefenen van deze rechten kan een behoorlijk capaciteitsbeslag van de instelling vragen.

Bij instellingen met een beperkte bedrijfsomvang verzorgt een directielid of management veelal de bedrijfsjuridische functie. Instellingen met enige omvang beschikken over een juridische afdeling die de juridische zaken afwerken. De veelheid en steeds veranderende wetgeving is voor de bedrijfsleiding van de instelling een uitdaging de bedrijfsjuridische functie en juridische zaken adequaat te organiseren. Het contractmanagement is belegd bij de operationele afdelingen.

Een volledig overzicht van de verworven rechten en te beheersen verplichtingen is beperkt aanwezig. Hiermee kan de bedrijfsjuridische functie slechts op hoofdlijnen een schatting maken van de aansprakelijkheids- en kostenrisico’s.

De verschillen in aard en omvang van de bedrijfsactiviteiten van instellingen vragen om een sector-, of zelfs segment-specifieke aanpak voor het organiseren van een effectieve bedrijfsjuridische functie. Wij werken graag in samenwerking met instellingen uit een sector, het MYOBI Vertrouwensnetwerk en professionele organisaties een specifieke portfolio uit.

De voorbereidingen en betrokkenheid van ons kunnen bestaan uit:

  • Informatie ecosysteem op het MYOBI Vertrouwensnetwerk. Op basis van de registratie op het vertrouwensnetwerk en afgesloten overeenkomsten heeft het bedrijf overzicht en inzicht in de partners waarmee zaken zijn gedaan;
  • Bedrijfsspecifieke leeromgeving met bewustwordings- en trainingsprogramma’s. Alle medewerkers en management zijn bewust en hebben kennis van het organiseren van de bedrijfsjuridische functie;
  • Smart contracting met een sectorspecifieke contractportfolio. Instellingen uit een sector maken gebruik van een sectorspecifieke contractportfolio die desgewenst bedrijfsspecifiek is gemaakt.
  • Ondersteunende diensten zoals kennisbanken en een servicedesk. De medewerkers van de instellingen kunnen terugvallen op professionele hulp bij het uitvoeren van hun werkzaamheden.
  • Het project instelling van een bepaalde sector. De instelling in een bepaalde sector heeft invloed op het ontwikkelproces van nieuwe functionaliteiten; en
  • Een aantrekkelijke businesscase. Voor elke instelling is er een waardepropositie met een passende businesscase. Op de kennisbank helpen wij de instelling de businesscase op te bouwen met behulp van Business Model Canvas.

Heeft u vragen of behoefte aan een afspraak?

Heeft u vragen over het organiseren, implementeren of uitbouwen van het overheidsinstellingenproject? Neem gerust contact met ons op en wij bespreken graag uw specifieke casus.