Den Haag | Eindhoven | Zwolle
+31 (0) 70 392 22 09
info@duthler.nl

Smart contracting voor zorginstellingen

Aanleiding en probleemstelling

Zorginstellingen komen de laatste jaren steeds meer in een spagaat terecht. Velen zijn opgenomen in grotere organisatieverbanden met centraal ondersteunende diensten of de ondersteunende diensten die zijn teruggebracht tot een basisniveau. Het overzicht en inzicht in de aangegane verplichting en uit te oefenen rechten is gebrekkig of ontbreekt. Stijgende zorgkosten die niet altijd gedekt kunnen worden en een stroom aan nieuwe wet- en regelgeving tasten het overzicht en inzicht steeds verder aan.

Beschermen van persoonsgegevens

De tastbare producten van de implementaties van de Avg bij zorginstellingen zijn beperkt en dat is ook niet verwonderlijk. Het beschermen van persoonsgegevens van cliënten en bewoners heeft te maken met een gedragsverandering bij medewerkers en de bewoners. Het organiseren daarvan is een zaak van lange adem. Dit, in combinatie met het achterblijven van innovaties in de informatiesystemen en de ontwikkelingen op het flexibiliseren van de inzet van zorgmedewerkers, vraagt om een permanente aandacht (en inzet van middelen) voor het thema gegevensbescherming.

Wij kunnen zeggen dat op dit moment:

  • De medewerkers en de staf zijn geïnformeerd over de eisen van de wet;
  • De verwerkingen van persoonsgegevens op hoofdlijnen in kaart zijn gebracht;
  • Met leveranciers van IT-diensten zijn standaard verwerkersovereenkomsten of de verwerkersovereenkomsten van de leveranciers gesloten.
  • Controle op naleving is beperkt.

De interne organisatie met de ondersteunende systemen hebben slechts gedeeltelijk de Avg omarmt. De komst van de gespecificeerde toestemming waarbij het recht van de cliënt regie te voeren over eigen gezondheid, en hiervan afgeleid het voeren van regie over de eigen medische gegevens, vraagt dan ook om doortastende maatregelen op het vlak van interne organisatie en inzet van IT-middelen. Daar is durf, kennis en middelen voor nodig.

Voldoen aan de eisen van de Wgbo, Avg en Wabvpz

Het voldoen aan de Wbgo, Avg en Wabvpz vraagt om een digitale transformatie van de gegevensverwerking van zorginstellingen: van een applicatie- naar een gegevens-centrische bedrijfshuishouding; of te wel van een organisatie- naar een persoons-centrische gegevensverwerking. Deze transformatie is nodig om in een regionaal eco-systeem effectief en kostenefficiënt te kunnen functioneren met praktijkhouders en ziekenhuizen waarbij de persoon het integratiepunt is. Smart contracting, die de bedrijfsjuridische functie voor u organiseert, vergemakkelijkt de strategie en het traject van digitale transformatie.

Ondersteuning

Wij bedienen veel zorginstellingen en hebben onze IT-services en juridische modellen op de veranderende vraag aangepast. Smart contracting is verruimd met een portfolio voor dit segment waarin alle contracttypen voor een zorginstelling zijn opgenomen. Zo is het mogelijk de organisatieonderdelen, afdelingen en rollen in te richten en te beheren. Aan de rollen worden de contractprocessen en medewerkers gekoppeld en beheerd, medewerkers kunnen voorzien worden van gepersonaliseerde PDS’s waarin een elektronische handtekening is opgenomen en gewaarmerkte documenten kunnen worden gedeponeerd bij MYOBI in haar notarisrol.

Op het vlak van toetsen of voldaan wordt aan de eisen uit de wet wordt de normenset van NFU/ Duthler Associates gebruikersvriendelijk beschikbaar gemaakt en zijn de toetsschema’s in voorbereiding voor leveranciers van IT-diensten.

Overeenkomsten sluiten

Cliënten hebben ons gevraagd een segmentspecifieke contractenportfolio te maken. Niet alleen verwerkersovereenkomsten maar alle andere overeenkomsten die in een zorginstelling voorkomen. Met de hulp van zorginstellingen hebben wij dat gedaan en de contractenportfolio groeit uit tot een bedrijfsjuridische functie.

Het effectief en kostenefficiënt organiseren van de bedrijfsjuridische functie was ook een verzoek. Wij hebben ook deze handschoen opgepakt.

Inrichten juridische structuur van entiteiten

Hierdoor is het mogelijk om vanuit de formeel juridische structuur van entiteiten (stichtingen, BV of samenwerkingsverbanden) de formele organisatie in te richten en te beheren. Wij hebben hiervoor de service legal entity management (LEM) gemaakt waarmee met behulp van bedrijfs- en persoonsgegevens van authentieke bronhouders zoals de Kamer van Koophandel de gewenste organisatiestructuren kunnen worden beheerd. Op deze wijze benoemen wij de rollen en koppelen wij rollen aan contractprocessen en medewerkers. Op deze wijze worden de primaire zorgprocessen, personeelsadministratie en inkoopafdelingen smart contracting ter hand gesteld.

Contracttypen

Onze juristen bereiden de contracttypen voor en stellen de portfolio samen. Deze kan bedrijfsspecifiek worden gemaakt. Medewerkers in de praktijk wordt getraind voor de bedrijfsjuridische functie. Vervolgens worden de overeenkomsten vastgelegd door MYOBI is haar notarisrol. En als het nodig is kan de praktijk teruggevallen op een advocaat. De belangrijkste voordelen hierbij voor u zijn:

  • Altijd de beschikking over actuele overeenkomsten;
  • Zichtbaar maken wat de gevolgen zijn van wetswijzigingen en jurisprudentie op contractenportfolio en reeds afgesloten contracten;
  • Overzicht en inzicht in alle verplichtingen en alle rechten;
  • Smart contracting ondersteund complexe contracttrajecten;
  • Pre-contactuele fase wordt vastgelegd; contractdossiers zijn op orde;
  • Managementinformatie geeft inzicht in de productiviteit van de decentrale bedrijfsjuridische functie; en
  • Smart contracting is niet alleen effectief maar ook kostenefficiënt en snel in gebruik.

Als het nodig is kan er altijd op een advocaat of juridische professional worden teruggegrepen.

Gespecificeerde toestemming

Prima, de patiënt voert regie over eigen persoonsgegevens; hoe regelen wij de gespecificeerde toestemming in?

Het aantal cliënten, vertegenwoordigers en medewerkers kunnen de tienduizend overschrijden. Elk van deze personen kunnen hun rechten uitoefenen, waaronder die van dataportabiliteit (alle persoonsgegevens gestandaardiseerd en geautomatiseerd overleggen) inroepen en het delen van persoons- en medische gegevens met andere zorgaanbieders waarvoor een toestemming van de betreffende persoon van nodig is.

In de gespecificeerde toestemming geeft de persoon, in zijn rol van cliënt of bewoner, aan een zorgaanbieder aan medische gegevens door te geven aan een volgende zorgaanbieder in het zorg eco-systeem. Wij kunnen ook zeggen dat een zorgaanbieder een gespecificeerde toestemming nodig heeft om medische gegevens van een persoon te gebruiken (verwerken). Maar na verstrekking zal deze persoon de eerder verleende toestemming aan de verstrekkende zorgaanbieder willen intrekken. Wij beschouwen de gespecificeerde toestemming alsmede het intrekken van de toestemming tussen de persoon en de zorgaanbieder als een overeenkomst; een smart contract.

Het proces van toestemming en doelen

Het proces van geven en intrekken van gespecificeerde toestemming vormt een enorme operationele uitdaging die zonder juridisch goed te zijn georganiseerd en geautomatiseerd grote risico’s met zich meebrengt. Deze constatering heeft ons ertoe gebracht smart contracting in te richten voor de gespecificeerde toestemming. Wij streven de volgende doelen voor de zorginstelling na:

  • Aantoonbaar voldoen aan wet- en regelgeving
  • Deelname aan het zorg eco-systeem faciliteren en verbeteren;
  • Verlagen en beheersbaar maken van de risico’s die voortvloeien uit de Wbgo, Avg en Wabvpz; in het bijzonder de gespecificeerde toestemming; en
  • Operationele inspanningen en kosten tot een minimum terugdringen.

Informatiebijeenkomsten

Zie voor meer informatie de trainingen MedMij afsprakenstelsel. Wij nodigen u graag uit bij informatiebijeenkomsten over dit thema. Meer informatie en inschrijven via de Duthler Academy.

Contact

Wilt u graag weten wat de operationele en juridische gevolgen van aanstaande wet- en regelgeving zijn? Wij laten u graag smart contracting zien en stellen met u een businesscase op. Neem contact op via +31 0(70) 392 22 09 of info@duthler.nl.