Den Haag | Eindhoven | Zwolle
+31 (0) 70 392 22 09
info@duthler.nl

Toepassen van smart contracting

Aanleiding voor smart contracting

Onze aanleiding om smart contracting en de juridische dienstverlening te ontwikkelen was:

  • De eisen van de wetgever dat partijen, binnen een netwerk van verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid, passende (en praktische toepasbare) overeenkomsten sluiten;
  • De eisen van de wetgever de regie over persoonsgegevens toe te kennen aan het individu, de betrokkene, in plaats van aan het bedrijf of de instelling;
  • Het verzoek van cliënten “in control” te raken over aangegane (directe en indirecte) verplichtingen en kunnen managen van rechten die voortvloeien uit overeenkomsten. En als de leiding van het bedrijf “in control” is over verplichtingen, zich dan over de effectiviteit van de ingestelde maatregelen te verantwoorden aan het maatschappelijk verkeer;
  • Inzicht verkrijgen in de productiviteit van de juridische functie. In het verlengde hiervan ligt de wens te beschikken over een effectieve en kostenefficiënte juridische functie die zorgt dat de interne organisatie ook effectief en kostenefficiënt blijft; en
  • Aansluiting vinden bij de gebruikelijke eisen aan governance & compliance.

Wij hebben deze aanleidingen genomen als uitgangspunten voor het ontwikkelen van smart contracting.

De juiste balans voor de aanpak vinden

Het optimaliseren van de juridische functie vraagt om de juiste scope van integraal verbonden services en dienstverlening. Dit wil overigens niet zeggen dat alles integraal moet worden afgenomen.

Van het ontstaan tot aan het stopzetten van een geformaliseerde overeenkomst beschouwen wij als de scope van smart contracting en de samenhangende dienstverlening. Wij onderkennen de volgende beheersgebieden:

  • Ontwikkelen en onderhouden van sector / segment specifieke contractensets alsmede contractprocessen;
  • Bedrijfsspecifiek maken van een portfolio van contracten en contractprocessen;
  • Contracteren met behulp van de contractenset uit de portfolio. In situaties waarin de organisatie de initiërende partij is zullen de contracten uit de portfolio gebruikt worden. In andere situaties kunnen aangereikte contracten worden opgenomen in smart contracting; en
  • Het beheren van de aangegane verplichtingen alsmede het uitoefenen van de afgesproken rechten. In dit gebied ontstaat behoefte aan aantoonbare en effectieve compliance met wet- en regelgeving en afgesloten overeenkomsten.

De IT-services, juridische modellen en professionele dienstverlening zijn in elk van de beheersgebieden opgenomen en zorgen ervoor dat de juridische functie bij een organisatie effectief en kostenefficiënt georganiseerd kan worden.

De basis opzet van LEM (Legal Entity Management) wordt gratis meegeleverd met smart contracting of smart compliance. Er is een aantal services dat een bedrijf extra kan afnemen. Denk aan het toepassen van externe Access Control Lists (ACLs) of het toepassen van bevoegdheidsregisters.

Toepassen smart contracting

Het is verstandig eerst de “IST”-situatie van de juridische functie in te schatten en daarna de “SOLL”-situatie van de juridische functie, ondersteund door smart contracting, te plannen. Vervolgens kan eenvoudig de businesscase voor de geoptimaliseerde juridische functie worden opgesteld. Hierna kan een plan van aanpak worden opgesteld.

Stappen op hoofdlijnen

Als de leiding van de organisatie instemt met het plan van aanpak ‘optimaliseren juridische functie’ dan zetten wij op hoofdlijnen de volgende stappen:

  • Contractenportfolio samenstellen en bedrijfsspecifiek maken;
  • Authenticeren van de identiteit van personen, die de beschikking krijgen over een personal data store (PDS) en het plaatsen van een persoonsgeboden en intern toepasbare elektronische handtekening in de PDS. Een persoon kan zich binnen 30 seconden ‘aanmonsteren’;
  • Opbouwen van de entiteitenstructuur en het koppelen van de wettelijk vertegenwoordiger van het bedrijf aan de PDS van de persoon. Vervolgens kan de wettelijk vertegenwoordiger taken (waaronder smart contracting) delegeren aan andere personen. Hiermee ontstaat de interne bedrijfsorganisatie;
  • Vakinhoudelijk en functioneel trainen van personen die taken – met behulp van smart contracting – gedelegeerd hebben gekregen en deze taken ook – met behulp van smart contracting – hebben geaccepteerd; en
  • De personen waaraan taken zijn gedelegeerd kunnen smart contracting toepassen.

Het actief worden van de decentrale juridische functies alsmede het volledig toepassen van smart contracting kan stap voor stap plaatsvinden. Dit geldt ook voor het migreren van bestaande overeenkomsten naar smart contracting. Stap voor stap kan dat ook plaatsvinden waarbij per type contract wordt beoordeeld welke vervolgstrategie wordt gevolgd.

Juridische taken en ondersteuning

Het onderhoud van de portfolio’s door advocaten van First Lawyers blijft in een bepaalde cadans doorlopen. Er zullen aanpassingen in de portfolio’s worden aangebracht en deze zullen doorklinken in de bedrijfsspecifieke portfolio’s en afgesloten overeenkomsten.

Ondersteuning en managen

Het managen wordt veelal door onze juridische professionals gedaan. Zij vervullen ook de volgende taken:

  • Executie van overeenkomsten als er onvoldoende capaciteit in de organisatie aanwezig is;
  • Inregelen van tijd en event triggers gericht op het nakomen van verplichtingen en uitoefen van rechten;
  • Samenstellen van managementinformatie:
    • Per decentraal gebied een overzicht van alle contracten met verplichtingen en rechten;
    • Overzicht van belangrijke wijzigingen van bedrijfs- en persoonsgegevens;
    • Productiviteit van het afsluiten van overeenkomsten;
  • Tweedelijns ondersteuning.

Hiermee worden de taken van de juridische functie verdeeld over medewerkers van de organisatie en onze juridische professionals.