Waar zal de aandacht vooral naar uitgaan? Hoe zit het met de wisselwerking tussen de bedrijfsjuridische functie en compliance? In deze blog gaan Anne-Wil Duthler, advocaat bij First Lawyers en Ans Duthler, senior adviseur van Duthler Associates, in op de meest in het oog springende trends en ontwikkelingen voor 2021. Ook gaan ze in op de gevolgen voor de bedrijfsjuridische functie.
1. Toenemende focus op “legal spend” binnen bedrijven
Bedrijven richten zich steeds vaker op het grip krijgen op de kosten die ze maken voor interne juristen en externe advocaten. Shell bijvoorbeeld, heeft in de jaren 2015-2017 haar juridische kosten met 25% verminderd door het aantal advocatenkantoren dat ze inhuurt te verminderen van 400 naar 6. Dit door Alternative Legal Service Providers in te schakelen en Appropriate Fee Arrangements (AFA’s) overeen te komen. Alternative Legal Service Providers richten zich op deelgebieden van de juridische markt, zoals contractmanagement, contract review, due diligence, e-discovery en corporate housekeeping. Appropriate Fee Arrangements kennen diverse varianten. Shell bijvoorbeeld koppelt de hoogte van uurtarieven aan de prijs van een vat olie.
Het terugdringen van juridische kosten wil elk bedrijf. Veelal ontbreekt het echter aan overzicht en inzicht in de effectiviteit en kosten van interne juristen en externe advocaten, is het onduidelijk welke verplichtingen precies zijn aangegaan met welke inhoud en looptijd en is het onduidelijk welke gevolgen aangegane overeenkomsten hebben voor de bedrijfsvoering. Heel vaak worden achteraf “misverstanden” gerepareerd. Het is niet gek dat er steeds meer aandacht is voor het optimaliseren van de bedrijfsjuridische functie.
De bedrijfsjuridische functie gaat niet over het “bij elkaar klikken” van een contract en dit vervolgens laten tekenen. De bedrijfsjuridische functie gaat wel over het ongestoord kunnen uitoefenen van de rechten uit een overeenkomst, en het laten aansluiten van deze rechten bij de behoeften van het bedrijf. Het meten en beoordelen van interne en externe juridische kosten geeft een duidelijke indicator van de volwassenheid van de bedrijfsjuridische functie van een bedrijf.
2. Wetgever legt de inspanningen van compliance neer bij bedrijven
Steeds meer wetgeving vraagt aan de leiding van een bedrijf zich uit te spreken over de mate van compliance met wetgeving, afgesloten contracten en beleid en daarover transparant te zijn naar het maatschappelijk verkeer (demonstrate compliance). Vervolgens is de (zelf)verantwoording object van onderzoek: “klopt de verantwoording van de leiding met de werkelijkheid?” Dit kan leiden tot een bevestiging, een mededeling of een verklaring van een onafhankelijke en kundige professional bij de verantwoording.1
In geval van bijvoorbeeld een incident of datalek, gaat de toezichthouder er van uit dat een bedrijf compliant is met de AVG en werkende maatregelen heeft getroffen om er voor te zorgen dat de leiding van het bedrijf zo snel mogelijk door de werkvloer wordt geïnformeerd als zich zo’n incident daar voordoet. Als achteraf – door vragen en klachten van het publiek – toch blijkt dat er sprake is van non-compliance kan dat leiden tot vragen van de toezichthouder aan de leiding van het bedrijf. Onbevredigende antwoorden van het bedrijf kunnen leiden tot nare boetes en verdere juridische procedures.
3. Wetgever zet meer en meer de rechten van personen centraal
De wetgever zet de rechten van personen centraal: de persoon moet regie kunnen uitoefen over zijn eigen leven en afgeleid hiervan regie kunnen uitoefenen over zijn eigen gegevens. Van bedrijven wordt verwacht dat zij personen faciliteren om hun rechten uit te oefenen.
De wetgeving op het vlak van gegevensbescherming en de gezondheidszorg veroorzaakt een verschuiving van bedrijfs- naar persoonscentrische gegevensverwerking en informatie-voorziening. Hiermee worden personen gemobiliseerd om te participeren bij het beschermen van persoonsgegevens. De toezichthouder wacht op klachten van de personen en treedt dan op door vragen te stellen aan bedrijven.
De bedrijfsjuridische functie zal rekening moeten houden met deze verschuiving in de verhoudingen tussen personen en bedrijf. Vanuit de belangen van het bedrijf is er expliciete en gedocumenteerde aandacht nodig voor het maken en nakomen van afspraken vanuit het perspectief van personen. Het gaat om vraagstukken als: worden personen toereikend geïnformeerd over het verwerken van (persoons)gegevens?, kunnen personen hun rechten uitoefenen?, en kan de leiding zich aan het maatschappelijk verkeer, en in het bijzonder de personen, verantwoorden over de effectieve werking van getroffen beheersmaatregelen gericht op het beschermen van persoonsgegevens zoals bedoeld in de wet, afgesproken in overeenkomsten en uitgesproken in beleid?
4. Digital transformation, ook voor de bedrijfsjuridische functie
Digital transformation (DT) is meer dan het verplaatsen van applicaties van een bedrijf naar een cloud-leverancier. Bij digital transformation gaat het er om dat er een verschuiving plaatsvindt van een applicatie- naar een datacentrische organisatie van gegevensverwerking en informatievoorziening. Deze verschuiving ligt in het verlengde van de verschuiving van bedrijfs- naar persoonscentrische gegevensverwerking en informatievoorziening. De wetgever zet de persoon centraal. De persoon bepaalt wie wat mag doen met de gegevens van hem of haar en voor welke doeleinden. De bedrijfsjuridische functie is hier aan zet, omdat hierover duidelijke afspraken moeten worden gemaakt en de afspraken over het gebruik van data voor alle betrokkenen duidelijk moeten zijn. Hiermee worden de bedrijfseconomische argumenten versterkt met juridische argumenten: het is niet alleen effectiever en kostenefficiënter, maar de wetgever vraagt de facto ook om digital transformation.
De digital transformation heeft daarmee ook consequenties voor de bedrijfsjuridische functie, inclusief de operationele organisatie.
- De bedrijfsjuridische functie zal bij haar dienstverlening het perspectief van het kunnen uitoefenen van rechten door personen meenemen; en
- De operationele organisatie van de bedrijfsjuridische functie zal datacentrisch zijn in plaats van een versnipperd landschap van ‘tooltjes’, invulformulieren en checklists.
Voor de juridische teams die verantwoordelijk zijn voor de bedrijfsjuridische functies is kennisontwikkeling op uiteenlopende gebieden (waaronder gegevensbescherming) noodzakelijk. De operationele organisatie van de bedrijfsjuridische functie zal datacentrisch moeten worden opgebouwd.
5. Groei van “in-house” juridische teams
Deze ontwikkeling laat zich verklaren door de toenemende behoefte aan juridische ondersteuning bij grote en kleine bedrijven, zowel op zuiver juridisch gebied als op het vlak van compliance. Daarnaast speelt mee dat het prettig is dat de ‘’in-house’’ juristen altijd beschikbaar zijn. Dat is niet alleen van belang als zich juridische vraagstukken of problemen voordoen, maar ook voor compliance-gerelateerde problematiek.
Kennisvergaring en het uitleggen van wetgeving is niet langer voldoende. De verschillende bedrijfsonderdelen verwachten dat de bedrijfsjuridische functie operationeel is, dat zij goed geadviseerd worden en dat de bedrijfsjuristen kostenefficiënt opereren. De leiding van de bedrijfsjuridische functie – vaak hoofd juridische zaken – zal afspraken maken met de bedrijfsonderdelen over de aard en omvang van werkzaamheden en bijbehorende budgetten. Hierbij hoort ook de vraag welke dienstverlening door interne medewerkers wordt gedaan en welke diensten worden ingehuurd bij derden.
De “in-house” juridische teams zijn beschikbaar wanneer de business hen nodig heeft. Adviezen moeten te operationaliseren zijn en op tijd bij de verschillende bedrijfsfuncties aangedragen worden. Deze ontwikkeling vraagt om een operationele en volwassen bedrijfsjuridische functie. Dat wil ook zeggen dat er duidelijke verantwoordingsinformatie over bestede kosten en uren aan de verantwoordelijke afdelingen wordt verstrekt. Ook de bedrijfsjuridische functie moet accountable zijn voor haar dienstverlening.
6. Prijsdruk en value pricing
Interne cliënten vragen niet om lagere kosten voor juridisch advies. Wel dienen de kosten van juridisch advies in verhouding te staan met de waarde van het onderwerp. Steeds vaker geldt dat cliënten zich op het standpunt stellen dat een bepaalde actie een bepaalde waarde vertegenwoordigt, die niet altijd meer gerelateerd is aan de geïnvesteerde tijd. De jurist moet dan ook goed duidelijk kunnen maken welk toegevoegde waarde hij of zij voor dat bedrag kan leveren.
7. Cliënt wil juridische oplossing, geen toepassing van het recht
Last but not least, niet de beoefening van het recht moet in het middelpunt worden geplaatst, maar ‘de wensen van de cliënt, en hoe deze in te vullen’. Het recht is slechts een hulpmiddel om een probleem van een cliënt op te lossen. Cliënten nemen geen genoegen meer met een zuiver juridisch advies. Cliënten willen tijdig adviezen zonder allerlei mitsen en maren, tegen een vooraf bepaalbare prijs.
Conclusie
Een effectieve en efficiënte bedrijfsjuridische functie is een noodzakelijke voorwaarde voor een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering van een bedrijf. Het is zelfs randvoorwaardelijk voor de continuïteit van het bedrijf. Dat wordt steeds meer door bedrijven als zodanig ook ervaren.
Meer informatie
Heeft u vragen of heeft u behoefte aan een afspraak? Neem gerust contact met ons op via +31 0 (70) 392 22 09 of info@duthler.nl.
1 De Europese Algemene verorderning gegevensbescherming is duidelijk in artikel 5:2 AVG, 24 AVG en 28 AVG. Zie ook opinie van Leen Paape, https://www.nyenrode.nl/nieuws/n/explain-or-comply
