Aanleiding
Ondernemingen zijn al jarenlang bekend met het afleggen van verantwoording over de financiële administratie. Aangemoedigd door governance codes worden ondernemingen gestimuleerd de scope van hun verantwoording uit te breiden. Nieuwe wetgeving, zoals de AVG, bevat steeds vaker een verantwoordingsplicht.
We zien ondernemingen hiermee worstelen en we zien dat accountants hierin een verdienmodel zien door extra controlewerkzaamheden uit te voeren of er juist voor weglopen omdat de materie te complex voor ze is en daardoor te risicovol om er een verklaring op af te geven. Wij ondersteunen ondernemingen om een integrale verantwoording af te leggen. Dus niet een check alleen voor de boekhouding en niet een check alleen voor de privacywetgeving. Een onderneming is gehouden om het goede te doen en hierover verantwoording af te leggen, zowel intern als naar het maatschappelijk verkeer. Hoe? Dat leggen we graag hieronder uit.
Inzicht en overzicht
Het is belangrijk voor ondernemingen de regie te houden over de beheersing van hun risico’s. Het begint met de organisatorische context met inzicht en overzicht van de verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden. Daarvoor moet een onderneming weten wie de ketenpartners zijn en wie de overige stakeholders. Vervolgens kan zij vaststellen welke rechten en verplichtingen uit wet- en regelgeving, de contracten en beleid voortvloeien. Hierna kan een risicoanalyse worden uitgevoerd. De uitkomsten van de risicoanalyse geven richting waar de beheersingsmaatregelen in de processen moeten zijn ingericht en, nog belangrijker, ook effectief werken.
Dan spreken we over compliant zijn met de verplichtingen uit wet- en regelgeving, contracten en beleid. De leiding kan en moet zich hierover uitspreken omdat de leiding hiermee verantwoording neemt over de beheersing van diens organisatie en om anderen te informeren in hoeverre de organisatie in staat is zich aan haar verplichtingen te houden. Deze informatie hebben zakelijke derden nodig om te bepalen of zij gegevens willen uitwisselen en particuliere derden om te bepalen of zij hun persoonsgegevens aan de organisatie willen toevertrouwen.
Heeft een organisatie dit goed ingeregeld, dan kan makkelijker een dappere accountant gevonden worden die de externe accountantscontrole wil uitvoeren en de verklaring over de betrouwbaarheid van de interne controle of verantwoording wil tekenen. En als het intern controlebouwwerk goed in elkaar zit, zal de accountant hierop kunnen vertrouwen en zal dit lagere accountantskosten tot gevolg hebben.
Integrale verantwoording
Wat wilt u als bestuur? U kunt er voor kiezen het lijdend voorwerp te zijn of het leidend voorwerp van de accountantscontrole te worden. Wij adviseren te kiezen uw organisatie te leiden naar een brede verantwoording terwijl tegelijkertijd de accountantskosten kunnen dalen. Uw organisatie toont zich volwassen omdat zij kan aantonen in hoeverre aan verplichtingen kan worden voldaan. Dit geeft vertrouwen aan cliënten en ketenpartners.
Hoe? De volgende punten zijn belangrijk:
- Legal Policy Framework: vanuit het perspectief van bedrijfsactiviteiten interpretaties van internationale, nationale en sectorale wetgeving;
- Legal Entity Framework: op wetgeving gebaseerde definities voor het duiden van juridische entiteiten;
- Smart contracting: het faciliteren van het maken en nakomen van afspraken met partijen waarbij gebruik gemaakt wordt van een Trusted Third Party (TTP) waarbij afgesloten overeenkomsten worden gedeponeerd;
- Personal Data Store: een gepersonaliseerde digitale kluis waar een persoon persoonlijke en gepersonaliseerde bedrijfsgegevens gestandaardiseerd vastgelegd en onder regie, met behulp van een smart contract, deelt met anderen; en
- Smart compliance gaat uit van geïnterpreteerde wetgeving en bevoegdheden, en faciliteert leden van de TTP met het vaststellen dat in overeenstemming met wetgeving, afgesloten contracten en beleidsdoelen wordt/ is gehandeld. Dit wordt wel compliance met wetgeving, afgesloten contracten en beleidsdoelen genoemd.
Meer informatie
Heeft u vragen of heeft u behoefte aan een afspraak? Neem gerust contact met ons op via +31 0 (70) 392 22 09 of info@duthler.nl.
