Aanleiding
Voor de bedrijfsleiding en het management is het kennen van het Legal Entity Framework (LEF) van het eigen bedrijf en dat van partners (zoals van klanten en leveranciers) van essentieel belang om effectief zaken te doen. Partners wensen elkaar te vertrouwen en daarbij kan het LEF helpen. Het gaat in de kern van de zaak om het vertrouwen dat u bent wie u zegt dat u bent en dat u uw verplichtingen nakomt. Wij spreken over reputatiemanagement en de reputatiemanager die door Legal Entity Management (LEM) ondersteund wordt.
In deze blog bespreken wij LEM en de betekenis hiervan voor de bedrijfsvoering. De Functionality Board voorziet SBC Managementsysteem (hierna SBCM) van LEM technologie en ontsluit bedrijfsgegevens uit registers van authentieke bronnen. Wat is eigenlijk de toegevoegde waarde van LEM voor bedrijven en wat mogen wij verwachten van LEM?
Wat is reputatiemanagement met behulp van LEF/ LEM?
Reputatiemanagement heeft allereerst betrekking op het actueel en betrouwbaar presenteren van het bedrijf zelf. Het begint met informatie over de juridische constructie van holding, werkmaatschappijen en samenwerkingsverbanden zoals joint ventures. Veelal worden de relaties bepaald door kapitaalbelang, zeggenschap en winstrechten. De juridische structuren kunnen van commerciële, fiscale, bancaire, gegevensbeschermde en andere aard zijn en zijn dynamisch. Het komt voor dat een holding bedrijven koopt of verkoopt of dat contracten veranderen.
Er zijn authentieke bronnen zoals die van de Kamers van Koophandel (KvK), de Belastingdienst en bancaire instellingen die LEF-bedrijfsgegevens onderhouden. Het aantoonbaar kennen van deze gegevens geeft een indruk van de betrouwbaarheid van deze bedrijfsgegevens. Het in een tijdsperspectief kennen van deze gegevens geeft een indruk van de bedrijfsontwikkeling.
Het bedrijf bouwt de juridische constructie met een functionele constructie van organisatie-eenheid, waarin afdelingen en rollen zijn opgenomen. De functionele constructie weerspiegelt in de rollen de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de bedrijfsleiding, het management, van afdelingen en van rollen van medewerkers. Deze bedrijfsgegevens vormen het bedrijfsbevoegdhedenregister. Voor partners is het essentieel te weten dat een medewerker over voldoende bevoegdheden beschikt om afspraken te maken.
Omdat SBCM de LEF-taxonomie met de gegevensdefinities voor het opbouwen van LEF gebruikt, kunnen partners elkaars taken en bevoegdheden kennen. Wij noemen het beheren van de LEF-bedrijfsgegevens ‘LEM’ en de verantwoordelijke rol voor LEM noemen wij ‘reputatiemanager’.
Hoe is LEM in SBC Managementsysteem geïntegreerd?
De reputatiemanager van een bedrijf beheert het LEM met behulp van SBCM. Met behulp van bedrijfsgegevens uit het register van de KvK zet de reputatiemanager de juridische structuur op en vult de bedrijfsgegevens met eigen niet-openbare bedrijfsgegevens aan. Vervolgens werkt de reputatiemanager het functionele LEM uit door per organisatie-eenheid de afdelingen en de rollen te benoemen. Ten slotte koppelt de reputatiemanager interne en externe medewerkers aan rollen.
De werkzaamheden van de reputatiemanager gaan verder. Relevante veranderingen in de bedrijfsvoering kunnen een impact hebben op het LEM. Steeds als hier sprake van is voert de reputatiemanager de wijzigen door zonder dat de historie verloren gaat.
Als een bedrijf toegang wenst tot de LEM-bedrijfsgegevens van een partner dan kan dat alleen als de partner gebruik maakt van SBCM.
Wat zijn de verwachtingen voor 2023/ 2024?
De Functionality Board (FB) van MYOBI heeft de eerste User Story 001 uitgewerkt. Kort en goed:
- Kleine aanpassingen ten behoeve van het gebruiksgemak;
- Gelaagde vastlegging van bedrijfsactiviteiten en bedrijfsprocessen;
- Koppeling met het register van authentiek bronhouders Kamers van Koophandel;
- Koppeling met Excel of Exact online voor het opvoeren van interne en externe medewerkers; en
- Koppeling met bedrijfsspecifieke leeromgeving van Duthler Academy waarmee de leerlogistiek wordt aangestuurd.
Het realiseren van deze User Story is onderhanden en wij kunnen op dit moment niet aangeven welke functionaliteiten op welke momenten gerealiseerd zijn en in productie genomen zullen worden.
Wat is de toegevoegde waarde voor gebruikers van LEM?
Met het in productie nemen van functionaliteit uit de User Story 001 neemt de toegevoegde waarde voor gebruikers van het SBCM toe. Vanuit het perspectief van reputatiemanagement noemen wij een aantal voorbeelden:
- Met het eigen LEF en de wijze waarop de LEF-bedrijfsgegevens zijn weergegeven in een authentiek register, zoals die van de KvK, presenteert het bedrijf zich aan potentiële partners;
- Een actueel bevoegdhedenregister maakt de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van rollen van medewerkers in de eigen organisatie duidelijk. Door deze gegevens te publiceren bij de authentiek bronhouders worden deze ook voor partners duidelijk. Reputatiemanagement beperkt de aansprakelijkheids- en kostenrisico’s.
- Het combineren van LEM en de gelaagde organisatie van bedrijfsactiviteiten met behulp van bedrijfsprocessen geeft inzicht in de getroffen interne controle- en beveiligingsmaatregelen die ondersteund worden door IT-systemen. Deze informatiestructuur maakt het mogelijk effectief compliance werkzaamheden uit te voeren en te voldoen aan (wettelijke en contractuele) verantwoordingsverplichtingen.
Met LEM in combinatie met SBCM bouwt een de bedrijfsleiding een effectieve compliance organisatie op.
Ten slotte
Wij realiseren ons dat LEM en het organiseren van bedrijfsactiviteiten met bedrijfsprocessen die ondersteund worden door IT-systemen en aangestuurd worden door rollen die interne en externe medewerkers vervullen toelichting vraagt.
Interesse?
Neem gerust contact met ons op. Wilt u onze belangrijke updates en publicaties (blogs, artikelen en nieuws) niet missen? Abonneer u dan voor onze nieuwsbrief.
