Heeft u grip op uw Legal Operations Management?
Bedrijven hebben behoefte om grip te krijgen op hun legal operations management (LOM) . Onduidelijkheid en onwetendheid over contractuele rechten en verplichtingen leveren (financiële) risico’s op die vaak pas boven tafel komen bij incidenten en crisissituaties.
Een goed ingerichte LOM heeft als doel met klanten, medewerkers en leveranciers adequate afspraken te maken over wederzijdse rechten en verplichtingen en de voorwaarden te creëren voor het nakomen van de afspraken. Met een goed georganiseerde LOM organiseert het bedrijf de bedrijfsactiviteiten effectief en zijn kosten- en aansprakelijkheidsrisico’s beheersbaar.
Contracten voldoen aan actuele wet- en regelgeving en er is overzicht en inzicht in het uitoefenen van rechten en de nakoming van verplichtingen. Het voorkomt juridisch ‘gedoe’, negatieve energie en onnodige kosten.
Wat kunt u verwachten van LOM?
Wij verlenen advies en ondersteuning bij het optimaliseren van uw LOM. Afhankelijk van uw behoefte kan LOM de gehele organisatie betreffen of een selectie van bedrijfsactiviteiten. Het is ook mogelijk eerst te starten met het laten beoordelen van bestaande contracten, alvorens aan de slag te gaan met het inrichten en optimaliseren van de LOM.
Bij het organiseren van LOM hanteren wij het uitgangspunt dat de eigen medewerkers zoveel als mogelijk zelf LOM opbouwen en beheren. Wij vertalen de kennis en ervaringen in kennisbanken, onderhouden trainingsprogramma’s en op afroep helpen wij desgewenst bij het organiseren en in standhouden van LOM of leveren wij praktische ondersteuning bij het contracteren en contractmanagement.
Onze juridische professionals zijn goed opgeleid, kunnen terugvallen op veel ervaring en onderhouden een specialisatie per bedrijfsactiviteit zoals governance en compliance, verkopen, personeelsmanagement en inkopen.
Nulmeting van uw LOM
Wat is de status van uw LOM? Sluit deze aan op uw bedrijfsactiviteiten en wat zijn de knel- en verbeterpunten? Voldoen afspraken aan actuele wet- en regelgeving en oefent u uw contractuele rechten optimaal uit? Hoe kan LOM effectief georganiseerd worden en wat levert dat op?
Samenstellen en beheren van een contractbibliotheek
De contractbibliotheek vormt de kern van LOM. Het bestaat uit contracten en draaiboeken gericht op het effectief organiseren van uw bedrijfsactiviteiten. De contracten en draaiboeken kunnen bedrijfsspecifiek gemaakt worden. De contractbibliotheek weerspiegelt de wijze waarop het bedrijf wenst samen te werken met haar partners (klanten, medewerkers en leveranciers).
Inrichten en onderhouden van uw LOM
Teams die verantwoordelijk zijn voor het effectief organiseren van bedrijfsactiviteiten staan open voor het opbouwen van hun LOM (bijvoorbeeld verkopen, personeelszaken en inkopen). Het tempo van implementeren moet bij de medewerkers passen. Een gedragen implementatie en onderhoudsplan vergroot succesvolle implementaties.
Juridische ondersteuning op afroep
Het kan een bedrijf aan capaciteit ontbreken of het is een bewuste keuze externe professionals in te schakelen, bijvoorbeeld voor het aangaan van verplichtingen of als er ‘gedoe’ is. Wij noemen dat ‘juridische ondersteuning op afroep’: met één druk op de knop is er toegang tot onze juridische professionals.
Veelgestelde vragen
Waarom gebruiken wij het woord ‘legal operations’ (LO)?
In de VS en UK spreken professionals over “Legal Operations”. Elk bedrijf heeft legal operations. Kleine bedrijven beleggen de legal operations vaak bij de bedrijfsleiding of bij een interne of externe medewerker. Organisaties met een behoorlijke bedrijfsomvang beschikken veelal over een (staf)afdeling Juridische zaken (JZ).
Internationale professionals, en ook wij, stellen de juridische functie in dienst van het effectief organiseren van bedrijfsactiviteiten. De golven van steeds nieuwe wetgeving en een complexere samenleving maken een bedrijfsjuridische functie voor alle organisaties – onafhankelijk van de bedrijfsomvang – noodzakelijk.
Legal operations is een dynamische bedrijfsfunctie in dienst van het effectief organiseren van bedrijfsactiviteiten (zoals verkopen, personeelsmanagement en inkopen). De functie heeft betrekking op het managen van partners (klanten, medewerkers en leveranciers), het aangaan van verplichtingen en het verwerven van rechten; en het nakomen van verplichtingen en het kunnen uitoefenen van rechten (contractmanagement).
Er zijn centrale sturende, registrerende en compliance taken, alsook decentrale operationele taken op afdelings- of teamniveau.
Voor het effectief organiseren van legal operations maken wij gebruik van het informatie ecosysteem van MYOBI met de toepassing smart contracting, onderhouden wij kennisbanken, bewustwordings- en trainingsprogramma’s en contractbibliotheken. Desgewenst kan een bedrijf onze (juridische) ondersteuning afroepen.
Het vertrouwensnetwerk en de toepassing ‘smart contracting’ ondersteunen de logistiek van LOM. Zijn er alternatieven?
Op het vertrouwensnetwerk beheert een bedrijf met een informatie ecosysteem gegevens over zijn partners (klanten, medewerkers en leveranciers). Zekerheid over de betrouwbaarheid van de identiteit van partners en hun vertegenwoordigingsbevoegden is essentieel om effectief zaken te doen. Wij kunnen de gegevens in het informatie ecosysteem tevens beschouwen als bedrijfsgeheim (ook in de zin van de Wet bescherming bedrijfsgeheimen (Wbb)).
MYOBI organiseert op het vertrouwensnetwerk een elektronische handtekening, zorgt voor beveiligde processen, waarmerkt contracten en andere documenten en neemt ze in depot. Om verplichtingen aan te kunnen gaan en afspraken te maken over te verkrijgen rechten is deze dienstverlening noodzakelijk. De toepassing smart contracting maakt gebruik van het vertrouwensnetwerk en biedt het bedrijf de mogelijkheid LOM effectief te organiseren. Wij beheren (bedrijfsspecifieke) contractportfolio’s en bibliotheken.
De kracht van het organiseren van LOM met behulp van de toepassing smart contracting op het vertrouwensnetwerk is de samenhang van middelen gericht op het effectief organiseren van bedrijfsactiviteiten. Het gericht delen van kennis en ervaring in de kennisbanken, webinars, bewustwordings- en trainingsprogramma’s en via professionele ondersteuning zorgt voor de randvoorwaarden voor een succesvolle implementatie en uitbouw van LOM.
Alternatieven zijn er op onderdelen. Wij kunnen denken aan een door een advocaat samengestelde contractenset of een elektronische ondertekeningsmechanisme, zoals ‘Docusign’. De tool staat daar centraal.
Is onze dienstverlening gekoppeld aan het vertrouwensnetwerk en de toepassing ‘smart contracting’?
Nee, wij adviseren en voeren nog steeds onderzoeken uit. Daarvoor is het niet nodig dat een (potentiële) klant gebruik maakt van een vertrouwensnetwerk of de toepassing smart contracting.
Voor het effectief organiseren van LOM met bedrijfsprocessen, ondersteunende IT en aansturing door medewerkers hebben wij de functionele specificaties van het vertrouwensnetwerk en van de toepassing smart contracting opgesteld, beheren wij de contractbibliotheek en verzorgen wij het kennis- en verandermanagement. Desgewenst kunnen bedrijven de inzet van onze professionals afroepen.
Kunnen wij contractportfolio’s los zien van het vertrouwensnetwerk?
De Contract Board beheert de TTP-policy van het vertrouwensnetwerk. De TTP-policy kunnen wij kort omschrijven als de spelregels of het afsprakenstelsel voor de gebruikers van het vertrouwensnetwerk. Binnen het kader van de TTP-policy beheert MYOBI de vertrouwensdiensten. Wij kunnen hierbij denken aan het mechanisme van authentiseren van identiteiten van bedrijven en vertegenwoordigingsbevoegden, elektronische handtekening, veilige bedrijfsprocessen, het waarmerken en deponeren van stukken.
De Contract Board baseert zich bij het opbouwen en beheren van contractportfolio’s op de TTP-policy. Contractportfolio’s los zien van de TTP-policy, dus los zien van de spelregels van het vertrouwensnetwerk, vraagt om aanvullingen van de functionaliteiten waarin het vertrouwensnetwerk.
Dus principieel ja, wij kunnen de portfolio’s los zien, maar de effectiviteit voor LOM neemt sterk af. Operationeel en pragmatisch, nee, wij kunnen de portfolio’s moeilijk los zien van de TTP-policy.
Laatste nieuws
De onderzoeksplicht van een werkgever
‘Het onderschatten van de onderzoeksplicht kan een werkgever duur komen te staan. Dat is recen…
Hoe kan uw legal operations management beter en goedkoper worden georganiseerd?
Door: Ans Duthler Wat is de legal operations? Bedrijven gebruiken het woord legal operations beperkt…
De 7 legal trends en ontwikkelingen in 2021
Waar zal de aandacht vooral naar uitgaan? Hoe zit het met de wisselwerking tussen de bedrijfsjuridis…
Leg uw vraag voor aan onze experts
Heeft u vragen over het organiseren, implementeren of uitbouwen van uw legal operations management (LOM)? Onze service-eigenaar bespreekt graag uw specifieke behoefte, wensen en / of casus.
