Het nut van contractportfolio’s voor de bedrijfsjuridische functie

Wat is de positie van de bedrijfsjuridische functie?

Een goed georganiseerde bedrijfsjuridische functie (legal operations) maakt integraal onderdeel uit van alle bedrijfsonderdelen (afdelingen) van een organisatie. Deze is de spin in het web. Legal operations biedt kansen de bedrijfsvoering optimaal te faciliteren. Als de bedrijfsjuridische functie niet goed is georganiseerd vormt dit zelfs een bedrijfsrisico. Wij kunnen zeggen dat een effectief georganiseerde bedrijfsjuridische functie voorwaarden schept voor een effectieve bedrijfsvoering. Wij geven de functie in figuur 1 als weer.

Wat zijn contractportfolio’s?

Bedrijfsonderdelen kennen hun eigen dynamiek, worden geconfronteerd met verschillende wettelijke kaders en wensen dat ook hun relaties hun verplichtingen nakomen.

Een bedrijf (of instelling), in het bijzonder de verschillende bedrijfsonderdelen, maken gebruik van een contractportfolio die wordt gedreven door bedrijfsactiviteiten en bedrijfsprocessen. De bedrijfsactiviteiten en bedrijfsprocessen zijn bepalend voor de inhoud en toepassing van een contractportfolio. De inhoud van een contractportfolio wordt door de bedrijfsjuridische functie beheerd. Uitgaande van relevante internationale, nationale en sectorale wetgeving, jurisprudentie, richtlijnen en interpretaties wordt een contractportfolio opgebouwd en onderhouden.

Een contractportfolio is onderhevig aan wetswijzigingen en jurisprudentie, en zal op gezette tijden wijzigen. Zo zullen de overeenkomsten en richtlijnen voor het inzetten van personeel afhangen van het arbeidsrecht, relevante cao’s en richtlijnen.

De contract life cycle en compliance

Een contractportfolio is ook onderhevig aan veranderingen in de bedrijfsvoering. Bijvoorbeeld als gevolg van wijzigingen in producten en diensten of de logistiek van processen. Een contractportfolio is niet statisch. Het is dynamisch. Er is sprake van contract life cycle.

De contract life cycle heeft niet alleen betrekking op het beheer van contracttypen maar ook op legal compliance. Legal compliance houdt in dat vastgesteld wordt of verplichtingen uit contracten worden nagekomen.

Een contractportfolio is datagedreven. De modellen in de portfolio zijn gebaseerd op een wettelijk kader, ontwikkelen zich in een life cycle en hebben een historie.

In het voorbeeld, figuur 2, wordt met behulp van het principe “comply or explain” een wettelijk kader samengesteld uit Europese, nationale en sectorale wetgeving. Wij noemen dit een legal policy framework.

Wat is een legal policy framework?

Een legal policy framework wordt beheerd en vormt de basis voor het samenstellen van contracttypen. Op deze wijze ontstaat een contractportfolio dat voor de bedrijfsvoering bedrijfsspecifiek gemaakt wordt. De contract life cycle bestaat eruit dat wijzigingen in wetgeving ‘geautomatiseerd’ doorklinken in de contracttypen van de contractportfolio.

De bedrijfsjuridische functie wenst – in overleg met het de leiding van het bedrijfsonderdeel – bedrijfsspecifieke contracttypen in de contractportfolio op te nemen. De bedrijfsactiviteiten kunnen veranderen en hiermee veranderen ook de contracttypen. Reeds toegepaste contracttypen blijven van toepassing voor de duur van de looptijd. Bij het beheer van de bedrijfsspecifieke contractportfolio houdt de bedrijfsjuridische functie rekening met de geschetste situaties.

Contracttypen gericht op bedrijfsonderdelen worden gealloceerd aan de afdelingen die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van contractprocessen als onderdeel van een contract life cycle. Elke keer dat er overeenkomsten tussen het bedrijf en relaties zijn gesloten starten compliance-processen. Bij het afsluiten en uitvoeren van compliance gericht op het nakomen van de verplichtingen uit overeenkomsten kunnen professionals van de bedrijfsjuridische functie worden betrokken.

Wat zijn legal ecosystemen?

Het onderkennen van contractportfolio’s maakt het mogelijk de bedrijfsjuridische functie op te stellen voor personen en bedrijven met een beperkte omvang die op gelijke wijze zijn georganiseerd. Wij noemen dat legal ecosystemen.

Grote organisaties maken de bedrijfsjuridische functie beschikbaar voor de deelnemingen en samenwerkingsorganisatie die onder de holding vallen. Wij noemen dat een corporate legal ecosysteem (in het kader van het beschermen van persoonsgegevens is dat vergelijkbaar met de Binding Corporate Rules, BCR).

Organisaties met vergelijkbare bedrijfsprocessen kunnen gebruikmaken van sector- of segmentspecifieke ecosysteem. Voor persoonlijk gebruik bestaat ook een ecosysteem. Ecosystemen zijn op onderdelen van de portfolio interoperabel.

Contact

Vragen naar aanleiding van de blog of interesse hoe wij de contractportfolio’s weten te organiseren? Maak vrijblijvend een afspraak, neem contact met ons op via +31 0 (70) 392 22 09 of info@duthler.nl. Bekijk ook deze pagina over de bedrijfsjuridische functie.