Wij passen steeds de opleiding voor functionaris voor gegevensbescherming en aanpalende trainingen aan voor nieuwe wetgeving en de interpretaties van wetgeving door de toezichthouders. Wij kennen de impact van nieuwe wetgeving en interpretaties van toezichthouders op het organiseren van bedrijfsactiviteiten.

Ziet een bedrijf de interpretaties van het wettelijk kader als een plicht dan kunnen wij ons voorstellen dat “de moed in de schoenen zakt”. Het is ook mogelijk de richtlijnen van de toezichthouders vanuit het perspectief van bedrijfsvoering te bekijken. Dit breder perspectief biedt kansen de bedrijfs- en persoonsgegevens en ook de bedrijfsgeheimen effectief te organiseren en tegelijkertijd de aansprakelijkheids- en kostenrisico’s beheersbaar te houden.

Aan het plan van aanpak implementatie volgende fase beschermen bedrijfs- en persoonsgegevens en bedrijfsgeheimen ligt een businesscase ten grondslag.

Implementatie

Uitgaande van de organisatie van de bedrijfsactiviteiten, de signalen van medewerkers bedrijfsprocessen effectiever te organiseren en de inschatting dat medewerkers bereid zijn de bedrijfsprocessen stellen wij een plan van aanpak op. Het plan van aanpak met duidelijke mijlpalen en producten bespreken wij met de bedrijfsleiding en het afdelingsmanagement. Na een akkoord voeren wij het plan in samenwerking met de medewerkers uit.

De implementatie kan betrekking op verschillende aandachtspunten. In het algemeen kunnen wij noemen:

• Overzicht en inzicht creëren verantwoordelijkheidsdomein van entiteiten en samenwerkingsverbanden;
• Met behulp van de bedrijfsjuridische functie met partners (klanten, medewerkers en leveranciers), op een systematische wijzen, regie- en verwerkersovereenkomsten afspreken en het contractmanagement inrichten;
• Uitgaande van de organisatie van bedrijfsactiviteiten verwerkingen van persoonsgegevens en bedrijfsgeheimen inventariseren en vastleggen, de beheersmaatregelen documenteren en het bewijs van effectieve werking verzamelen;
• Incidenten als gevolg van het doorbereken van beheers- en beveiligingsmaatregelen vastleggen en al dan niet gedocumenteerd promoveren tot datalekken;
• Continu medewerkers bewustmaken en trainen;
• Beheersmaatregelen gericht op beschermen van persoonsgegevens “by design” opnemen in de bedrijfsprocessen waarmee de bedrijfsactiviteiten georganiseerd zijn; en
• Gericht en inzichtelijk samenstellen van management rapportages.

De scope van de te zetten stappen is het beschermen van bedrijfs- en persoonsgegevens en bedrijfsgeheimen. Het beschermen van gegevens is procesmatig georganiseerd en wordt ondersteund IT-middelen.

Onderhoud

De projectleider belegt de resultaten van de implementatie in de bedrijfsorganisatie. Het afdelingsmanagement en medewerkers nemen de sturing over en zorgen voor het onderhoud. Periodiek stelt de bedrijfsleiding het management en medewerkers in staat kennis te nemen van nieuwe ontwikkelingen op het vlak van het beschermen van persoonsgegevens en bedrijfsgeheimen.