Heeft u grip op uw bedrijfsjuridische functie?

Bedrijven hebben behoefte om grip te krijgen op hun bedrijfsjuridische functie. Onduidelijkheid en onwetendheid over contractuele rechten en verplichtingen leveren (financiële) risico’s op die vaak pas boven tafel komen bij incidenten en crisissituaties.

Een goed ingerichte bedrijfsjuridische functie heeft als doel met klanten, medewerkers en leveranciers adequate afspraken te maken over wederzijdse rechten en verplichtingen en de voorwaarden te creëren voor het nakomen van de afspraken. Met een goed georganiseerde bedrijfsjuridische functie organiseert het bedrijf de bedrijfsactiviteiten effectief en zijn kosten- en aansprakelijkheidsrisico’s beheersbaar. Contracten voldoen aan actuele wet- en regelgeving en er is overzicht en inzicht in het uitoefenen van rechten en de nakoming van verplichtingen. Het voorkomt juridisch gedoe, negatieve energie en onnodige kosten.

Wat kunt u verwachten van onze dienstverlening?

Wij verlenen advies en ondersteuning bij het optimaliseren van de bedrijfsjuridische functie. Afhankelijk van uw behoefte kan deze de gehele organisatie betreffen of een selectie van bedrijfsactiviteiten. Het is ook mogelijk eerst te starten met het laten beoordelen van bestaande contracten, alvorens aan de slag te gaan met het inrichten en optimaliseren van de bedrijfsjuridische functie.

Bij het organiseren van een adequate bedrijfsjuridische functie hanteren wij het uitgangspunt dat de eigen medewerkers zoveel als mogelijk zelf de bedrijfsjuridische functie opbouwen en beheren. Wij vertalen de kennis en ervaringen in kennisbanken, onderhouden bewustwordings- en trainingsprogramma’s en op afroep helpen wij desgewenst bij het organiseren en in standhouden van de bedrijfsjuridische functie of leveren wij praktische ondersteuning bij het contracteren en contractmanagement.

Onze professionals zijn goed opgeleid, kunnen terugvallen op veel ervaring en onderhouden een specialisatie per bedrijfsactiviteit zoals governance en compliance, verkopen, personeelsmanagement en inkopen.

Hoe kunnen wij u helpen?

Heeft u vragen over het organiseren, implementeren of uitbouwen van uw bedrijfs(juridische) functie? Onze service-eigenaar, mr. Ans Duthler of haar collega’s, bespreken graag uw specifieke casus.

Veelgestelde vragen

Wij spreken over ‘bedrijfsjuridische functie’ omdat de functie in dienst staat van het organiseren van effectieve bedrijfsactiviteiten. In de VS en UK spreken professionals over ‘Legal Operations’.

Elk bedrijf heeft een bedrijfsjuridische functie. Kleine bedrijven beleggen de bedrijfsjuridische functie vaak bij de bedrijfsleiding of bij een interne of externe medewerker. Organisaties met een behoorlijke bedrijfsomvang beschikken veelal over een (staf)afdeling Juridische zaken (JZ).

Internationale professionals, en ook wij, stellen de juridische functie in dienst van het effectief organiseren van bedrijfsactiviteiten. De golven van steeds nieuwe wetgeving en een complexere samenleving maken een bedrijfsjuridische functie voor alle organisaties – onafhankelijk van de bedrijfsomvang – noodzakelijk.

De bedrijfsjuridische functie is een dynamische bedrijfsfunctie in dienst van het effectief organiseren van bedrijfsactiviteiten (zoals verkopen, personeelsmanagement en inkopen). De functie heeft betrekking op het managen van partners (klanten, medewerkers en leveranciers), het aangaan van verplichtingen en het verwerven van rechten; en het nakomen van verplichtingen en het kunnen uitoefenen van rechten (contractmanagement). Zie de MYOBI bedrijfsmatige kennisbank: Wat is de bedrijfsjuridische functie?

Er zijn centrale sturende, registrerende en compliancetaken, alsook decentrale operationele taken op afdelings- of teamniveau.

Voor het effectief organiseren van een bedrijfsjuridische functie maken wij gebruik van het MYOBI Vertrouwensnetwerk met de toepassing smart contracting, onderhouden wij kennisbanken, bewustwordings- en trainingsprogramma’s en contractbibliotheken. Desgewenst kan een bedrijf onze (juridische) ondersteuning afroepen.

Op het vertrouwensnetwerk beheert een bedrijf met een informatie ecosysteem gegevens over zijn partners (klanten, medewerkers en leveranciers). Zekerheid over de betrouwbaarheid van de identiteit van partners en hun vertegenwoordigingsbevoegden is essentieel om effectief zaken te doen. Wij kunnen de gegevens in het informatie ecosysteem tevens beschouwen als bedrijfsgeheim (ook in de zin van de Wet bescherming bedrijfsgeheimen (Wbb)). MYOBI organiseert op het vertrouwensnetwerk een elektronische handtekening, zorgt voor beveiligde processen, waarmerkt partijen contracten en andere documenten en neemt ze in depot. Om verplichtingen aan te kunnen gaan en afspraken te maken over te verkrijgen rechten is deze dienstverlening noodzakelijk. De toepassing smart contracting maakt gebruik van het vertrouwensnetwerk en biedt het bedrijf de mogelijkheid de bedrijfsjuridische functie effectief te organiseren. Wij beheren (bedrijfsspecifieke) contractportfolio’s en bibliotheken.

De kracht van het organiseren van de bedrijfsjuridische functie met behulp van de toepassing smart contracting op het vertrouwensnetwerk is de samenhang van middelen gericht op het effectief organiseren van bedrijfsactiviteiten. Het gericht delen van kennis en ervaring in de kennisbanken, webinars, bewustwordings- en trainingsprogramma’s en via professionele ondersteuning zorgt voor de randvoorwaarden voor een succesvolle implementatie en uitbouw van de bedrijfsjuridische functie.

Alternatieven zijn er op onderdelen. Wij kunnen denken aan een door een advocaat samengestelde contractenset of een elektronische ondertekeningsmechanisme, zoals ‘Docusign’. De tool staat daar centraal.

Nee, wij adviseren en voeren nog steeds onderzoeken uit. Daarvoor is het niet nodig dat een (potentiële) klant gebruik maakt van een vertrouwensnetwerk of de toepassing smart contracting.

Voor het effectief organiseren van een bedrijfsjuridische functie met bedrijfsprocessen, ondersteunende IT en aansturing door medewerkers hebben wij de functionele specificaties van het vertrouwensnetwerk en de toepassing smart contracting opgesteld, beheren wij de contractbibliotheek en verzorgen wij het kennis- en verandermanagement. Desgewenst kunnen bedrijven de inzet van onze professionals afroepen.

De Contract Board beheert de TTP-policy van het vertrouwensnetwerk. De TTP-policy kunnen wij kort omschrijven als de spelregels of het afsprakenstelsel voor de gebruikers van het vertrouwensnetwerk. Binnen het kader van de TTP-policy beheert MYOBI de vertrouwensdiensten. Wij kunnen hierbij denken aan het mechanisme van authentiseren van identiteiten van bedrijven en vertegenwoordigingsbevoegden, elektronische handtekening, veilige bedrijfsprocessen, het waarmerken en deponeren van stukken.

De Contract Board baseert zich bij het opbouwen en beheren van contractportfolio’s op de TTP-policy.

Contractportfolio’s los zien van de TTP-policy, dus los zien van de spelregels van het vertrouwensnetwerk, vraagt om aanvullingen van de functionaliteiten waarin het vertrouwensnetwerk niet voorziet.

Dus principieel ja, wij kunnen de portfolio’s los zien, maar de effectiviteit voor de bedrijfsjuridische functie neemt sterk af. Operationeel en pragmatisch, nee, wij kunnen de portfolio’s moeilijk los zien van de TTP-policy.

Heeft u vragen of wilt u een afspraak maken?

Heeft u vragen over het organiseren, implementeren of uitbouwen van uw bedrijfs(juridische) functie? Onze service-eigenaar, mr. Ans Duthler of haar collega’s, bespreekt graag uw specifieke casus.