Uitvoeren van een nulmeting op uw (bedrijfs)juridische functie

Het sluiten van overeenkomsten, het nakomen van verplichtingen en het uitoefenen van rechten zijn integrale bedrijfsprocessen van de bedrijfsvoering. De bedrijfsvoering heeft betrekking op het organiseren van bedrijfsactiviteiten met behulp van bedrijfsprocessen (bijvoorbeeld verkopen-, personeels– en inkoopprocessen). Kort en goed ondersteunen IT-toepassingen de bedrijfsprocessen en stuurt een (afdelings)team de bedrijfsprocessen aan.

Een nulmeting van de bedrijfsjuridische functie brengt, in de samenhang tussen bedrijfsactiviteiten en bedrijfsprocessen, de knel- en verbeterpunten in kaart. Anders gezegd geeft een nulmeting inzicht in:

• Hoe is de huidige bedrijfsjuridische functie georganiseerd?
• Heeft het bedrijf met klanten, medewerkers en leveranciers de juiste afspraken gemaakt?
• Worden de doelstellingen van contracten gerealiseerd?
• Voldoen de gemaakte afspraken aan actuele wet- en regelgeving?
• Worden de contractuele rechten optimaal uitgeoefend en worden contractuele verplichtingen effectief nagekomen?
• Kleven er aansprakelijkheids- en kostenrisico’s aan de huidige afspraken?
• Zijn er maatregelen nodig om de aansprakelijkheids- en kostenrisico’s te beperken? en
• Zijn er verbeterpunten om de bedrijfsactiviteiten effectiever te organiseren?

Het doel, de scope en reikwijdte

Wij spreken met de bedrijfsleiding en het management het doel, de scope en reikwijdte van de nulmeting af zodat wij de verwachtingen over de uitkomsten van de nulmeting kunnen managen. De nulmeting kan zich richten op de organisatie van één bedrijfsactiviteit of van meerdere bedrijfsactiviteiten (bijvoorbeeld personeelsmanagement, inkopen, etc.).

Onze medewerker neemt de rol van projectleider op zich en inventariseert samen met de medewerkers van het bedrijf de huidige bedrijfsjuridische functie en brengt deze in kaart. Getoetst wordt of de bedrijfsjuridische functie effectief en kostenefficiënt is. Er wordt een referentiekader opgesteld dat bepaald wordt door de bedrijfsomvang, de aard en de doelstellingen van de bedrijfsactiviteiten, relevante wetgevingskaders en het aantal te verwachten juridische procedures per jaar.

Wat is de rol van de medewerkers?

Voor het uitvoeren van een nulmeting zijn er vele aanleidingen. Veelal zijn het signalen van medewerkers over knel- en verbeterpunten, buitensporige kosten voor het voeren van rechtszaken en of onevenredige administratief organisatorische inspanningen en kosten om aan contractuele verplichtingen te voldoen.

Wij zien het als onze rol deze medewerkers “de ruimte te geven” de punten te benoemen en binnen een breder kader te plaatsen. Het verkrijgen van wederzijds vertrouwen wordt tijdens de inventariserende gesprekken met medewerkers opgebouwd en is later nodig voor het succesvol implementeren van een effectievere de bedrijfsjuridische functie

Door het uitvoeren van een nulmeting adresseert de bedrijfsleiding de signalen van de medewerkers en kan een passende remedie worden getroffen.

Wat is de invloed van wet- en regelgeving?

Nieuwe wetgeving kan aanleiding zijn om de bedrijfsjuridische functie expliciet te organiseren voor bedrijfsactiviteiten. Relevante wettelijke veranderingen vullen de knel- en verbeterpunten aan.

Het spiegelen van de bedrijfsactiviteiten met de bestaande bedrijfscontractenset en daarbij behorende de processen geeft een beeld van de mate van effectief georganiseerd zijn. Dit beeld en met de inventarisatie van knel- en verbeterpunten maakt een inschatting van het volwassenheidsniveau van de bedrijfsjuridische functie.

Rapportage

De rapportage bestaat uit een verslag van bevindingen en een plan van aanpak voor het inrichten van de bedrijfsjuridische functie of voor het doorvoeren van verbeterpunten. Deze rapportage is minimaal nodig voor de leiding om de volgende stap te zetten. Het kan aanleiding zijn voor het veranderen van de scope en reikwijdte van de nulmeting en of opstellen van een businesscase.

Kennis- en verandermanagement

De ratio achter een effectievere bedrijfsjuridische functie is eenvoudig te doorgronden (zie: uitwerkingen op de bedrijfsmatige kennisbank). Het kan echter een uitdaging zijn een bedrijfsjuridische functie te organiseren. Bedrijfsspecifiek kennis- en verandermanagement voor de bedrijfsjuridische functie kan uitkomst bieden.

Het is aan te bevelen de resultaten van de nulmeting uit te werken in trainingsprogramma’s. Bij het organiseren van de bedrijfsjuridische functie zijn dergelijke programma’s nodig om draagvlak bij het management en de medewerkers te creëren.

Neem gerust contact met ons op via +31 (0) 70 392 22 09 of info@duthler.nl. Of neem hieronder contact op met onze specialist.