Een praktische aanpak voor het toepassen van IT-clouddiensten

Door: Angela Valentin – van Beek en André Biesheuvel

Aanleiding

Wij, de bedrijfsleiding, hebben de blog “toepassen van IT-clouddiensten is een organisatievraagstuk” gelezen en binnen het managementteam besproken. De vele white papers op het internet, waarin thema’s zoals toepassen van IT-clouddiensten in dienst van het effectief organiseren van de bedrijfsactiviteiten en digitale transformatie aan de orde komen, hebben wij gebruikt als achtergrondinformatie. 

De aandacht voor het effectief organiseren van bedrijfsactiviteiten met behulp van bedrijfsprocessen die adequaat door IT worden ondersteund vormt voor de bedrijfsleiding een continu aandachtspunt. Waarom?

  1. Een effectieve organisatie van de bedrijfsactiviteiten is noodzakelijk voor het beheersbaar houden van operationele kosten;
  2. De dienstverlening aan klanten moet een toegevoegde waarde vertegenwoordigen om het verkoopapparaat succesvol met andere aanbieders in de markt te laten concurreren; en
  3. De voorgespiegelde toegevoegde waarde in businesscases van het implementeren van IT-toepassingen is niet altijd gehaald. Uit evaluaties van implementatie bleek dat bedrijfsprocessen niet effectiever werden, de operationele kosten zelfs stegen en de afzet van producten en diensten achter bleef bij de prognoses. 

Een voorstel voor het starten van een nieuw intern project gericht op het realiseren van de toegevoegde waarde door het toepassen van IT-clouddiensten wordt door de bedrijfsleiding dan ook vaak met gezonde scepsis ontvangen. Met name de financieel verantwoordelijken merken op: “waarom zou het nu wel lukken de bedrijfsvoering te optimaliseren?

Wij schetsen in deze blog de door ons gekozen aanpak voor het toepassen van IT-clouddiensten, meer in het bijzonder de MS 365 tenant.[1]

Startpunt

Wij nemen ons eigen bedrijf als voorbeeld. Binnen Duthler Associates voert het bedrijfsbureau het gebruikers-, device- en office 365-beheer uit. Een extern bureau verzorgt het beheer van de MS 365 tenant. Dit beheer komt neer op het verzorgen van de tweedelijnshelpdesk.  

Het gedwongen thuiswerken, de groeiende markt van ZZP’ers en de krappe arbeidsmarkt medio 2022 geven aanleiding voor nieuwe werkvormen. Kenmerkend is dat medewerkers het prettig vinden zelf hun werktijd te organiseren; soms is er diepe concentratie nodig voor afwerken van documenten en soms is het nodig in groepsverband (met behulp van teams) te werken. Veelal staat bij het organiseren van de werkzaamheden de toegevoegde waarde voor cliënten centraal. Wij leiden dit af uit de constateringen dat medewerkers graag naar kantoor komen om in alle rust aan hun projecten te werken en op geplande tijden wensen te overleggen zonder elkaar fysiek te ontmoeten. De medewerkers verwachten dat de MS 365/ Azure administrator een productieve samenwerkings-hub samenstelt. Het is voor iedereen duidelijk dat de gekozen werkvorm invloed heeft op het organiseren van de privésituatie.  

Wij denken dat wij een trend beschrijven. Medewerkers vinden het prettig hun werk zelf te organiseren en wensen een beoordeling op hun behaalde resultaten. Zie een voorbeeld van de universiteit van Utrecht, Future of work hub. In de aanstaande wetgeving vinden wij een dergelijke trend ook terug. Een werknemer verzoekt de werkgever de faciliteiten van de werkplek aan te passen. De werkgever moet beslissen of het bedrijf hierin meegaat. Het komt er op neer dat een werkgever een belangenafweging maakt waarbij de maatstaven van redelijkheid en billijkheid worden gehanteerd. Deze wet geldt niet voor kleine bedrijven (minder dan 10 personen).

Er is kennelijk een bedrijfsmatige noodzaak de bedrijfsactiviteiten anders te organiseren naast bedrijfseconomische afwegingen.

Praktische benadering

Vaak kijkt goed advies je aan. Het is een kwestie van ontdekken van de toegevoegde waarde van het advies, maatregelen kiezen voor de specifieke situatie en deze implementeren in de bestaande organisatie. Na het doornemen van enkele whitepapers, volgen van een aantal MS 365 trainingen en het voeren van een aantal interne discussies heeft de bedrijfsleiding van Duthler Associates een bescheiden team samengesteld die met de volgende vraagstukken op pad is gestuurd:

  • Biedt de bestaande IT voldoende ondersteuning van de bedrijfsprocessen waarmee de bedrijfsactiviteiten georganiseerd zijn? Dit is gezien het voorgaande een retorische vraag;
  • Wat kan MS 365 onze bedrijfsvoering bieden? Benutten wij de toegevoegde waarde van MS 365 en Azure? Uit de enorme groeicijfers van Microsoft mogen wij afleiden dat onze concurrenten de toegevoegde waarde van het toepassen van IT-clouddiensten hebben gevonden; en
  • Wat is onze aanpak? 

Wij hebben de kantoorautomatisering en de eigen systemen naar de cloud gebracht. Feitelijk een “lift and shift”-aanpak waarbij wij alles bij het oude hebben gelaten; alleen de fysieke servers zijn omgewisseld naar virtual machines. In de afgelopen jaren was de groei van IT-clouddiensten enorm. Wij hadden verzuimd de volgende functionaliteiten toe te passen:

  • Het volledig en integraal implementeren en beheren van de MS 365 en Azure tenants;
  • Kiezen voor standaard mogelijkheden zoals toegangsbeheer in plaats van eigen ontwikkeling;
  • Goedkopere IT-clouddiensten (toolset) toepassen waarmee effectiever de tenants gemanaged kunnen worden;
  • Het effectief ondersteunen van het projectmatig samenwerken en faciliteren van individuele belangen van medewerkers;
  • Een effectievere bescherming van bedrijfs- en persoonsgegevens te organiseren; en
  • Verantwoording voor het organiseren van de compliance met wettelijke en contractuele verplichtingen in te richten.

Bij de systeemontwikkeling hebben wij verzuimd voldoende gebruik te maken van standaard devices en resources. Wij staan voor de taak de reeds ontwikkelde systemen aan te laten sluiten op de nieuwe systeemontwikkelingsinzichten en Az DevSecOps-cycli. In een andere blog delen wij onze ervaringen met het toepassen van Az DevOps en GitHub.

Doordat het team een reeks MS en Az trainingen (waaronder Az-900, MS-900, Az-500, MS-100, Az-104, Az-304 en Az-204) heeft gevolgd is er een inzicht ontstaan dat de implementatie van de bestaande IT ontoereikend was én de IT-clouddiensten van MS 365 en Az tenants alleen de beoogde toegevoegde waarde kunnen leveren als wij een her-implementatie uitvoeren en het beheer in overeenstemming met de kennis uit de trainingen invullen. De kennis van een strategische IT partner was waardevol in de veranderingsprocessen.

Het was een dure les om te moeten vaststellen dat wij de toegevoegde waarde van het toepassen van IT-clouddiensten van MS 365 en Azure tenants niet of niet volledig hebben benut. De oorzaak is eenvoudig: het ontbrak ons aan de kennis. Wij kenden de strategische doelen van IT-clouddiensten maar waren onbewust en hadden onvoldoende kennis van de mogelijkheden van MS 365 en Azure. Zoals in de blog “Toepassen van IT-clouddiensten is een organisatievraagstuk” is uitgewerkt vormt kennis- en verandermanagement een kritische succesfactor voor het realiseren van de toegevoegde waarde van het toepassen van MS 365 en Azure tenants.

Voor de bedrijfsvoering van Duthler Associates hanteren wij een praktische aanpak:

  • Bouw intern voldoende bewustwording en kennis op voor het organiseren van kennis- en verandermanagement. Hiervoor hebben wij gebruik gemaakt van de dienstverlening van Duthler Academy;
  • Inventariseer de bestaande situatie en formuleer een optimale en effectieve organisatie van de bedrijfsactiviteiten met behulp van bedrijfsprocessen die ondersteund worden door IT-clouddiensten en door medewerkers worden aangestuurd. Met name dat laatste is bepalend voor de snelheid waarmee veranderingen in de bedrijfsprocessen kunnen worden doorgevoerd;
  • Stel een plan op met duidelijke producten en mijlpalen, budgetteer en spreek de implementatie tactiek af.

Na de instemming van de medewerkers, het management en de goedkeuring van de bedrijfsleiding start het team met de (her)implementatie van de devices en resources van MS 365 en Azure tenants.

Adequaat kennisniveau

De wijze van het opzetten en uitbouwen van kennis- en verandermanagement, gericht op het toepassen van IT-clouddiensten, zal voor elke organisatie verschillend zijn. Kenmerkend is wel dat op het directie-, management- en medewerkersniveau bewustzijn en kennis nodig is voor het succesvol implementeren en beheren van IT-clouddiensten die bedrijfsprocessen ondersteunen en waarmee effectief bedrijfsactiviteiten georganiseerd worden.

Wenst het bedrijf IT-clouddiensten strategisch in te zetten dan zal er een hoger kennisniveau nodig zijn dan wanneer de IT gebruikt wordt voor louter registratieve doeleinden. 

Het ontwikkelen van een kennisniveau is evenredig gekoppeld aan de veranderingscapaciteit van medewerkers. Het bewust zijn – op alle niveaus – dat het toepassen van IT-clouddiensten leidt tot aanpassingen in bedrijfsprocessen en daarmee ook gevolgen kan hebben op de aansturing door medewerkers vraagt om inzicht in toegevoegde waarde en businesscases waarin de medewerkers zich kunnen herkennen. Slechts nadat een medewerker bewust is van het belang van veranderen voor het bedrijf én de positie van de medewerker zelf zal er een verlangen ontstaan de trainingen over het toepassen van MS 365 en Azure tenants te volgen en succesvol af te sluiten met een examen. 

Voor het formuleren van de doelstellingen van het toepassen van IT-clouddiensten zijn er bedrijfsspecifieke workshops met de leiding en het management nodig. In de workshop ontstaat een iteratief proces van het bespreken van voorstellen voor het effectiever organiseren van bedrijfsactiviteiten en mogelijke maatregelen in bedrijfsprocessen die adequaat ondersteund worden door IT-clouddiensten. Dit type workshop vraagt zorgvuldige voorbereiding en geconcentreerde uitvoering. Dit leidt tot doelstellingen en resultaten die projectmatig nagestreefd worden.

De doelen en resultaten vertaalt het team in workshops voor management en medewerkers. Ook deze workshops zijn bedrijfsspecifiek en sluiten aan bij de uitdagingen van de afdeling. Het doel is het verkrijgen van draagvlak door bewustmaking. De medewerkers op sleutelposities ontwikkelen een verlangen naar het opbouwen van relevante kennis. Als het kennisniveau op het gewenste niveau is kan de implementatie van start gaan.

Bij alle stappen die het bedrijf zet is het verstandig gebruik te maken van een strategische IT partner die ervaring met veranderingsprocessen, kennisopbouw en of IT-clouddiensten heeft. 

Businesscase

Het is noodzakelijk dat vanuit verschillende perspectieven met de betrokken medewerkers businesscases opgesteld worden. Het afdelingsmanagement en de medewerkers kennen de bedrijfsactiviteiten en de inefficiency in de ondersteunde bedrijfsprocessen. Het projectteam geeft aan waar MS 365 en Azure tenants leiden tot meer effectiviteit en welke randvoorwaarden voor een succesvolle (her-)implementatie vervuld moeten zijn. Een samenwerking leidt tot een businesscase en een realistisch plan van aanpak. Wij beschrijven op hoofdlijnen een dergelijk aanpak.

0. Wat zijn de relevante bedrijfsactiviteiten en te optimaliseren bedrijfsprocessen?

De bedrijfsleiding stelt een intern projectteam samen en vraagt een onderbouwde businesscase voor het effectiever organiseren van bedrijfsactiviteiten. De medewerkers hebben veelal het projectteam geïnformeerd over de tekortkomingen in de bedrijfsprocessen.  

Met behulp van een aantal korte workshops kan het projectteam een schets maken van verbeteringen bij het organiseren van de bedrijfsactiviteiten met behulp van bedrijfsprocessen die door MS 365 en Azure worden ondersteund. Elke workshop geeft aanleiding tot het beschikbaar maken van aanvullende informatie en een aanscherping van de businesscase.

Het implementatieplan vormt het projectteam met name aan de hand van de verandercapaciteit van de medewerkers. Het winnen van medewerkers voor het doorvoeren van veranderingen is een essentiële stap voor het succesvol uitvoeren van het implementatieplan.

1. Bewustwording

Het organiseren van bewustwording bij de bedrijfsleiding, het management en de medewerkers is de sleutel voor het openen van het pad naar effectiever organiseren van bedrijfsactiviteiten. Medewerkers willen begrijpen welke knelpunten in de organisatie van bedrijfsprocessen opgelost worden en hoe MS 365 en Azure daarbij helpen. Als er voldoende bewustzijn ontstaat zullen de medewerkers vragen om aanvullende informatie en desgewenst kennis om een implementatie succesvol uit te voeren. Kennisontwikkeling kan ook betrekking hebben op het ontwerpen, implementeren en beheren van MS 365 en Azure.

2. Businesscase en implementatieplan

De businesscase en implementatieplannen vanuit verschillende perspectieven past het projectteam toe in een organisatie brede aanpak. Het verandermanagement (het veranderen van een bestaande naar een beoogde situatie) vormt een centraal thema en biedt medewerkers inzicht in de snelheid van veranderen en het tijdstip van de veranderprocessen. 

3. Resultaten, kosten en projectrisico’s

Het projectteam vraagt van de bedrijfsleiding in te stemmen met de businesscase en implementatieplannen. Naast het opbouwen van het verlangen bij medewerkers te veranderen naar een meer effectievere organisatie van bedrijfsactiviteiten werkt het projectteam de beoogde resultaten, te maken kosten en de projectrisico’s uit.

Gedurende elke implementatie grijpt het projectteam terug op de businesscase en toetst of het veranderingsproces “op koers ligt”. Worden de beoogde resultaten gehaald en ervaren de medewerkers de effectiviteit van de organisatie van bedrijfsactiviteiten. MS 365 en Azure bieden een toegankelijk model van “pay as you go” waarbij alleen kosten worden betaald voor afgenomen diensten.

4. Stap voor stap de toegevoegde waarde verzilveren

Het uitvoeren van de implementatieplannen levert de organisatie de beoogde toegevoegde waarde en versterkt het draagvlak dat de vervolgstappen dat ook opleveren. Na elke implementatie herijkt het projectteam de resterende plannen en past deze desgewenst plannen aan.

Het team belegt samen met de medewerkers de implementatieresultaten in de organisatie en zorgt ervoor dat de toegevoegde waarde blijft bestaan en mogelijk wordt uitgebreid. 

5. Next

De bedoeling van Microsoft met MS 365 en Azure is bedrijven en instellingen toegevoegde waarde te bieden bij het organiseren en beheren van hun bedrijfsactiviteiten. Toegevoegde waarde heeft in eerste instantie betrekking op procesoptimalisatie en vervolgens kan het gaan om innovaties zoals het sneller producten en diensten op de markt brengen. 

Op basis van ervaringen met het bewust toepassen van MS 365 en Azure vormen zich nieuwe ideeën, plannen en pilots voor toepassingsgebieden.  

Tenslotte

Het succesvol toepassen van IT-clouddiensten begint met het intern opbouwen van kennis en organiseren van bewustwording van de toegevoegde waarde voor de organisatie en in het bijzonder de medewerkers die met de diensten gaan werken.

Wij hebben leertijd (leergeld) nodig gehad om de kracht van IT-clouddiensten voor het organiseren van onze bedrijfsactiviteiten te doorgronden.

Meer weten?

Wilt u meer weten naar aanleiding van de bovenstaande blog? Neem dan gerust contact met ons op.


[1] Wij putten bij het samenstellen van deze blog uit observaties van het bij onszelf voorbereiden en implementeren van MS 365 en Azure tenants ten behoeve van het effectief organiseren van de bedrijfsactiviteiten.



Author: André Biesheuvel
Binnen de praktijk vervult André de rol van managing partner en is hij vakinhoudelijk verantwoordelijk voor Organisatie & ICT en Compliance. Ook doceert André bij meerdere trainingen op het gebied van governance, risk en compliance.