Stel: U bent ondernemer en u heeft personeel in dienst. U levert hoogwaardige producten en heeft daar gekwalificeerde en goed opgeleide mensen voor nodig. U bent bereid om met uw medewerkers een prima salaris af te spreken en dito secundaire arbeidsvoorwaarden. U verwacht daar uiteraard iets voor terug en u wilt niet voor verrassingen komen te staan. Bij de indiensttreding van nieuwe medewerkers wordt er dan ook van alles ondertekend. Natuurlijk een arbeidsovereenkomst met diverse bijlagen met een verwijzing naar uw Personeelshandboek.
‘Gedoe’ met medewerkers
U dacht het goed geregeld te hebben. Maar toch, u heeft uw vingers al een aantal keren flink gebrand aan ‘gedoe’ met medewerkers. En iedere keer werd dat een kostbare zaak:
- het standaard arbeidscontract dat u nieuwe medewerkers aanbood bleek verouderd te zijn en niet te voldoen aan actuele wet- en regelgeving, waardoor een discussie over een bepaling in uw nadeel is uitgevallen;
- uw verlof registratie systeem werd niet optimaal gebruikt waardoor u – geheel ten onrechte, maar u kon het tegendeel helaas niet bewijzen – een medewerker bij het einde van zijn dienstverband 40 vakantiedagen (bijna twee maandsalarissen) moest uitbetalen;
- omdat niemand oplette, had een tijdelijke medewerker opeens een vast contract met alle gevolgen van dien.
Inmiddels bent u er achter gekomen dat u een treffen met een (ex-) medewerker in de rechtszaal te allen tijde moet voorkomen. In de regel staat u bij de kantonrechter als werkgever immers met 10 – 0 achter.
U bent bepaald niet de enige ondernemer die zijn personeelszaken graag beter wil organiseren.
Uw HR activiteiten
Uw HR activiteiten zien er waarschijnlijk als volgt uit
- De arbeidscontracten die u afsluit met medewerkers zijn gebaseerd op een voor uw bedrijf door een advocaat ‘op maat gemaakte versie’ waar u ooit een goede prijs voor heeft betaald.
- Afspraken in arbeidscontracten en regels in personeelshandboeken worden niet altijd vertaald naar uit te voeren acties. Uitgevoerde acties worden niet actief gemonitord. Het gaat dan om afspraken over bijvoorbeeld de hoogte van loondoorbetaling tijdens arbeidsongeschiktheid of over het opnemen van vakantiedagen tijdens langdurige arbeidsongeschiktheid.
- De arbodienstverlening is uitbesteed, omdat dat nou eenmaal moet, maar u heeft eigenlijk geen idee wat er onder uw verantwoordelijkheid gebeurt.
- Afgesloten arbeidscontracten worden vaak pas weer tevoorschijn gehaald als er onenigheid is met een (ex-) medewerker en een externe jurist of advocaat zich er over moet gaan buigen.
U heeft sterk de behoefte om uw personeelszaken zodanig te organiseren, dat uw risico’s een stuk kleiner worden en u uw medewerkers voor langere tijd aan uw bedrijf kunt binden. U wilt grip krijgen op kosten in plaats van iedere keer weer voor een onaangename verrassing te worden geplaatst. Ook wilt u juridisch weerbaar zijn.
Afspraken onweerlegbaar vastleggen
Het is essentieel om afspraken met uw medewerkers, met name de afspraken die financiële consequenties hebben zoals die over een te volgen studie, over een concurrentiebeding of over de loondoorbetaling bij ziekte, expliciet te bespreken en vervolgens datgene wat besproken is onweerlegbaar vast te leggen.
Heeft u bijvoorbeeld in een arbeidscontract opgenomen dat een medewerker in geval van arbeidsongeschiktheid 70% van het salaris gaat verdienen, dan moet u dit bespreken met de medewerker voordat hij in dienst treedt en onweerlegbaar vastleggen dat u het heeft besproken. Zo voorkomt u dat u wordt geconfronteerd met een langdurig zieke medewerker die geen rekening had gehouden met de salaris terugval en onverhoopt gaat beweren dat afgesproken was dat bij arbeidsongeschiktheid 100% van het salaris zou worden doorbetaald. De rechter verwacht in zo’n situatie dat u als werkgever kunt bewijzen dat 70% loondoorbetaling bij arbeidsongeschiktheid is besproken. Kunt u dat niet, dan krijgt de medewerker het gelijk aan zijn zijde en moet u alsnog 100% van het salaris doorbetalen.
Hetzelfde geldt als u bijvoorbeeld heeft afgesproken dat aangekondigde en goedgekeurde vakantiedagen door de werknemer moeten worden geregistreerd in de verzuimapplicatie, ook tijdens perioden van arbeidsongeschiktheid, en wat de consequenties zijn als dat niet gebeurt. Bij een eventuele eindafrekening wilt u immers voorkomen dat u vakantiedagen moet uitbetalen, omdat de medewerker zijn aangekondigde en goedgekeurde vakantiedagen niet (goed) heeft geregistreerd. U moet vastleggen dat is besproken wat de consequenties zijn als aangekondigde en goedgekeurde vakantiedagen niet worden geregistreerd (dan wordt dit door u gedaan), ook als de vakantie in een periode van arbeidsongeschiktheid valt. Zonder bewijs staat u echt met lege handen bij een rechter.
MYOBI vertrouwensdienst
De arbeidscontracten, de aanvullende afspraken en interne regels en het feit dat deze expliciet zijn besproken met een medewerker kunt u op één plek onweerlegbaar vastleggen in het vertrouwensnetwerk van MYOBI, evenals de uitvoering van de contracten (dat u bijvoorbeeld diverse keren heeft gevraagd naar opgave vakantiedagen).
MYOBI vervult in deze de rol van ‘digitale’ notaris. Afspraken, contracten en andere documenten kunt u laten waarmerken (door MYOBI elektronisch laten ondertekenen) en bij MYOBI deponeren. MYOBI borgt de vertrouwelijkheid, betrouwbaarheid en beschikbaarheid van deze documenten. Zo beschikt u altijd over onweerlegbaar bewijs. Voor personeelszaken is dat essentieel omdat dit vaak de enige manier is om een beroep op uw rechten als werkgever te kunnen doen.
Meer weten?
Wilt u weten waar u staat met uw HR-activiteiten en hoe deze beter zouden kunnen worden georganiseerd of wilt u graag nader worden geïnformeerd, neem gerust contact op met ons op!
Wilt u meer weten over MYOBI, haar vertrouwensnetwerk en vertrouwensdiensten? Kijk hier voor meer informatie.
