Wat is de Contract Board?
De Contract Board voert de vakinhoudelijke regie over de contractportfolio’s en waakt over de juistheid en actualiteit ervan. Dat doet zij vanuit de gedachte dat smart contracting bedoeld is om de bedrijfsjuridische functie adequaat te ondersteunen en vanuit het perspectief van bedrijfsactiviteiten. Veranderende wet- en regelgeving en jurisprudentie vertaalt zij continu naar de contractportfolio s.
De Contract Board heeft contractportfolio’s voor de verschillende bedrijfsactiviteiten ontwikkeld. De contracten en draaiboeken uit de contractportfolio’s zijn gericht op het effectief organiseren van de bedrijfsjuridische functie.
Op verzoek van bedrijven maken wij de contractportfolio’s bedrijfsspecifiek zodat zij aansluiten op de behoefte van bedrijven. De bedrijfsspecifieke contracten komen vervolgens terecht in de bedrijfsspecifieke contractbibliotheek, deze is beschikbaar op het vertrouwensnetwerk van MYOBI.
Door smart contracting toe te passen met behulp van de contracten uit de contractportfolio’s, de draaiboeken en de bibliotheken kan een bedrijf zijn bedrijfsactiviteiten, in het bijzonder zijn bedrijfsjuridische functie, ook wel legal operations genoemd, effectief organiseren.
De Contract Board wordt bemenst door een groep van juristen en advocaten.
Mr. A.J. Duthler is sinds 1 april 2020 lid van de Contract Board.
Beheren van contractportfolio’s
Contractportfolio’s hebben betrekking op typen bedrijfsactiviteiten (bijvoorbeeld verkopen, personeelsmanagement of inkopen) en typen bedrijven (bijvoorbeeld handelsbedrijven, dienstverleners of overheid).
Professionals van de Contract Board beheren vanuit de wetgeving en de interpretatie van wetgeving de portfolio’s. Hierbij is het effectief organiseren van bedrijfsactiviteiten steeds een centraal thema. Een ander centraal thema is het effectief organiseren van de bedrijfsjuridische functie.
Wijzigingen in wet- en regelgeving kunnen een weerslag hebben op contractportfolio’s, bedrijfsspecifieke bibliotheken én door bedrijven en instellingen reeds afgesloten overeenkomsten. Bij het aanbrengen van wijzigingen in de contractportfolio’s houden de professionals rekening met de levensloop van contracten (contract lifecycle) en informeert en adviseert de Contract Board bedrijven passende maatregelen te nemen (bijvoorbeeld het aanpassen van contracten of het maken van aanvullende afspraken). Het informeren en adviseren van bedrijven vindt plaats met behulp van de functionaliteit “impacted contract”. Deze functionaliteit op het vertrouwensnetwerk van MYOBI is onderdeel van de toepassing smart contracting.
Bedrijfsspecifieke bibliotheek
Zakendoen weerspiegelt zich in afspraken, waarin de ene partner iets levert en de andere partner daarvoor betaalt. De logistiek van leveren en betalen vinden wij terug in overeenkomsten. De overheid bemoeit zich steeds vaker met het zakendoen tussen partners. Zo is er de Belastingdienst, die op elke transactie BTW wenst te ontvangen. Daarnaast zijn en komen er steeds meer toezichthouders die bijvoorbeeld willen kunnen vaststellen dat de persoonsgegevens effectief zijn beschermd. Door het organiseren van de bedrijfsjuridische functie met bedrijfsspecifieke bibliotheken zijn bedrijven in staat compliance met wet- en regelgeving aan te tonen. De risico’s op boetes of andere handhavingsacties nemen hierdoor af.
De bedrijfsspecifieke bibliotheek bestaat – voor elke bedrijfsactiviteit – uit draaiboeken en contractitems.
Een bedrijf kan met haar bedrijfsspecifieke bibliotheek innovatief zijn en concurrenten “de loef afsteken”. Met behulp van een bedrijfsspecifieke bibliotheek kan een bedrijf ook zijn bedrijfsactiviteiten effectief organiseren. Wij zouden de bedrijfsspecifieke bibliotheek kunnen classificeren als een bedrijfsgeheim.
Professionals van Duthler Associates kunnen uw bedrijfsspecifieke bibliotheek beheren op basis van de aanwijzingen van de Contract Board en de strategische aanwijzingen van de bedrijfsleiding en het management.
Bedrijfsjuridische functie
Alle bedrijven en instellingen beschikken over een bedrijfsjuridische functie. Soms is de functie benoemd en bemenst, maar veelal doet iemand in de organisatie “het er bij”. Naarmate de bedrijfsactiviteiten toenemen en overheid zich meer en meer met het zakendoen van partners bemoeit loopt de aansprakelijkheids- en kostenrisico’ s voor het bedrijf op. Het organiseren van de bedrijfsjuridische functie kan uitkomst bieden.
De bedrijfsjuridische functie ondersteunt de gehele levenscyclus van een overeenkomst. Het gaat om het treffen van voorbereidingen, het contracteren en het contractmanagement.
- In de voorbereiding moeten partijen weten wat de contractdoelstellingen zijn en met wie afspraken gemaakt moeten worden. Met goed doordachte draaiboeken en contractitems kan het management aansprakelijkheids- en kostenrisico’s vermijden en operationele processen effectief organiseren;
- Tijdens het proces van contracteren volgen partijen de stappen in het draaiboek, beoordelen contractitems en passen deze aan. Het is essentieel dat tijdens het proces van contracteren de intenties van partners onweerlegbaar worden vastgelegd. De pre-contractuele fase is bepalend voor de uitleg van de gemaakte afspraken; en
- Het contractmanagement is gericht op het organiseren van compliance met contractuele verplichtingen.
De Contract Board bewaakt en borgt de kwaliteit van de contractportfolio’s. De bedrijfsspecifieke contractbibliotheek die hiermee kan worden opgebouwd vormt vervolgens het hart van de bedrijfsjuridische functie. Op deze manier kan de bedrijfsjuridische functie zeer effectief worden georganiseerd.
Bedrijfsactiviteiten effectiever organiseren
Het effectiever organiseren van de bedrijfsjuridische functie moet leiden tot het effectiever organiseren van bedrijfsactiviteiten. Met andere woorden: er moet voor de bedrijfsorganisatie een waardepropositie en een businesscase zijn. Wij zijn ons van dit uitgangspunt bewust. Duthler Associates gebruikt voor haar eigen bedrijfsvoering hetzelfde uitgangspunt.
Wij organiseren de bedrijfsjuridische functie met behulp van de toepassing smart contracting voor onze eigen bedrijfsactiviteiten en ervaren de volgende voordelen en waardepropositie:
- Effectieve en adequate inkoopprocessen en inkoopcontracten;
- Effectief personeelsmanagement; en
- Gebruik van helder geformuleerde overeenkomsten van opdracht voor het uitvoeren van assessments, implementaties en beheren van bibliotheken en bedrijfsjuridische functies;
In bedrijfseconomische termen leidt een effectief georganiseerde bedrijfsjuridische functie tot meer en meer tevreden klanten en effectievere operationele bedrijfsprocessen. Bovendien nemen de aansprakelijkheids- en kostenrisico’s af.
